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オフィスデザイン・移転について

2023/2/10 4:292023/5/15 10:21

皆様は「オフィスの移転」「オフィス環境」についてどのようにお考えでしょうか。

必要に迫られて移転した、必要に迫られてオフィスを設計した、という方もいるかもしれません。

内装はどうであれ、デスクと作業に必要な機器があればなんとかなる、という方もいるでしょう。

しかし、昨今ではオフィスの「デザイン」にも注目が集まっています。

快適な環境は仕事の効率も上げてくれるもの。

どんな工夫をするとより快適なのか、どんな工夫が仕事環境の改善につながるのか、

このページではそんな「オフィスデザイン」とオフィス移転についてをご紹介します。

オフィスデザインとは

オフィス環境をより改善すること

オフィスデザインは、「社員が快適に過ごせること」や「生産性の向上を図る」ことを目的に、

オフィスのレイアウトや内装を設計して、環境改善を図るものです。

デスクや椅子、キャビネットが並べられただけの無機質な従来型のオフィスではなく、

企業ごとのカラーを打ち出したオフィスづくりが近年浸透してきています。

ひとくちにオフィスデザインといっても、求められるデザインは業種・職種によりさまざまです。

「優れたオフィスデザイン」の基準は多岐にわたりますが、

幅広い職種のニーズに応えながらも全体の調和・統一感を保つことが大切です。

また、社員だけでなく来客の動線にも配慮したデザイン・レイアウトを採用すれば、

会社のイメージアップにもつながるでしょう。

＜職種によって分かれる「好まれるオフィス」＞

個人作業が中心となる職種：

自身の業務に没頭できるようなオフィスが好まれる

チームでの業務が多い職種：

気軽にコミュニケーションがとれるようなオフィスが好まれる

オフィスデザインの目的

ここからは、オフィスデザインの目的を4つほどご案内します。

1. 従業員のモチベーション・生産性のアップ

外出の多い職種を除き、大半の従業員は1日のほとんどをオフィスで過ごすものです。

「連携することの多い部署が遠く、コミュニケーションコストが高い」

「1人で集中したい作業があるのに、周りが騒がしい」

といった環境では、効率的な業務進行は難しいですよね。

もし、オフィス内に

・気軽に打ち合わせができるミーティングスペース

・1人用のブース席

・リフレッシュスペース

などがある場合はどうでしょうか。

集中して進めたい作業がある時にはブース席を利用し、

ちょっとした相談事項がある際には気軽に打ち合わせが可能となります。

行き詰まった時にはリフレッシュスペースで休憩すれば、

気分を入れ替えて業務に取り組むこともできるのではないでしょうか。

このようなオフィスがあれば従業員のモチベーションはおのずと上がり、

生産性の向上も実現するでしょう。

2. 従業員のストレス軽減

機能的で使いやすいオフィスデザインは、従業員のストレスを軽減させる効果が見込めます。

＜ストレス軽減のためのレイアウト変更の例＞

改善前：人通りの多い通路付近に集中して行う作業が多い部署が隣接

　　　　従業員はノイズの多い環境で業務に取り組むことになる

改善後：集中して行う作業のために人通りが少ない場所にブースを設置

　　　　従業員は人目やノイズに影響されることなく、業務に集中できる

3. 従業員同士のコミュニケーション活性化

2とは対照的にコミュニケーションの活発化もオフィスデザインの目的の1つでしょう。

チームで業務を進める場合、担当者同士は密にコミュニケーションをとる必要があります。

たとえば

・相手の部署が自分のデスクから比較的近い

・中間地点にミーティングができる場所がある

といったオフィスであれば、移動時間を削減しながらもスムーズに業務が進められるでしょう。

・会議室だけでなく、広めの通路や空きスペースに大きめのテーブルを設置する

など、コミュニケーションを生み出すための工夫があれば、

事業にプラスの影響を与えるアイデアの創出につながることもあるかもしれません。

4. 従業員の離職防止

オフィスデザインは従業員の離職防止・優秀な人材の確保にも一役買ってくれます。

労働条件や業務内容が同様の場合、

・配慮の行き届いた快適なオフィス

・ただデスクが並んだ無機質なオフィス

どちらかを選ぶことができたなら、どちらで働きたいでしょうか。

求職・転職の際には業務内容や給与、福利厚生など、複合的な要素から候補を選定しますが、

オフィスの環境を会社選びの判断ポイントとしている人も少なくないといわれています。

また、就職後も、

働きやすいオフィスは既存従業員の会社への帰属意識をより高め、離職を防止してくれます。

優秀な人材が「長く勤務したい」と思えるようなオフィスデザインを採用すれば、

中長期的な事業成長にもつながるのではないでしょうか。

オフィスデザインで働き方改革の効果を得る

「働き方改革法」とは、2019年4月から順次施行が開始した法律です。

個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で「選択」できるようにすることが目的です。

この法律の施行以降、これまでに以上に効率性・生産性が求められるようになり、

それにともなってオフィスデザインを見直す企業が増加傾向にあります。

・より働きやすい環境を整える

・従業員のメンタルヘルス対策を意識する

・生産性の向上を図る

オフィスデザインでできる「働き方改革」、どのような空間がポイントとなるのでしょうか。

1.「従業員のメンタルヘルスを守る」リラックスできる空間を作ろう

これは各企業にとって大きな課題の1つです。

従業員のメンタルヘルスを守るための取り組みとして代表的な例の1つが

リフレッシュスペースなどリラックスできる空間をオフィスに設置することです。

気軽に休憩できるスペースが社内にあれば、業務中の気分転換が図りやすくなります。

また、そうしたスペースには従業員が集まり、コミュニケーションの活性化も期待できます。

2.「オフィス緑化でストレスを緩和する」緑を取り入れよう

「オフィス緑化で従業員のストレスを緩和する」

オフィス緑化が従業員のストレス緩和に効果があったとする研究結果も多く発表されています。

取り入れ方としては

・スペースがあれば観葉植物を置く

・スペースがなくても壁や天井をツタで覆う

などが可能です。

緑を取り入れることを前提にオフィスデザインを検討してみてはいかがでしょうか。

3. 「集中しやすい環境を整える」空間のメリハリを考えよう

「コミュニケーションのしやすさ」「1人で集中して進められる環境」

オフィスではどちらも求められるものですよね。

オフィスデザインを行う時には、それぞれ集中しやすい環境を作ることを意識しましょう。

従業員同士のコミュニケーションの場を設けると同時に、

パーテーションで区切られたブースのような空間を設置することで業務にメリハリが生まれ、

結果として業務効率化・生産性向上につながるでしょう。

＜オフィスデザインの最新トレンド＞

働き方改革、新型コロナウイルス感染拡大により、あなたの仕事環境にも変化はないでしょうか？

「全員が毎日自分のデスクに出社する」のではない会社も多くなっていることと思います。

オフィス環境の面では、これらの影響を受け、

・従業員1人ひとりに決まった座席を設けない「フリーアドレス」が浸透

・テレワークの拡大によってオフィスそのものの縮小を検討する企業も増加

しております。

また、環境だけでなく、オフィスデザインのトレンドも変わってきており、

・エントランス付近へのフリースペースの設置

・空間に余裕を設けた開放感のあるデザイン

・ガラス張りのパーテーションを活用したもの

などがトレンドとなってきています。

オフィス移転とは

オフィス移転とは、オフィスの移転・新装・改築などに伴う、移転・引っ越し関連業務です。

例えば、自宅の引っ越しであれば、

・引っ越し業者へ依頼し、梱包・配送を行う

・各種回線工事を行う

・各種行政手続きを行う

・光熱水道・ネットワーク等の手続き等を行う

などで問題がなく暮らすことができるのですが、オフィスの場合は手続きが煩雑です。

その手続きも含めて手配できる業者へ依頼するのが良いでしょう。

＜オフィス引っ越し会社に任せられること＞

オフィス引っ越し会社には、主に以下の業務が依頼できます。

・旧オフィスの荷物運搬計画の提案

・旧オフィスにある荷物の梱包と搬出

・移転先オフィスへの荷物搬入

・移転先オフィスの家具、荷物配置

物件紹介やレイアウト作成、内装工事、回線工事なども提供してくれる会社もあるようです。

オフィス移転が依頼できる会社の種類

オフィス移転を依頼できる会社は、引っ越し会社・オフィスデザイン会社の２つです。

それぞれにどんな特徴があるのかを詳しく解説していきます。

1. 引っ越し会社

引っ越し会社の中には、オフィスの引っ越しにも対応している会社が複数存在しています。

＜特徴＞

・引っ越しを専門に扱っている

・大きな荷物や重量のある荷物、精密機械など取り扱いに注意が必要な荷物にも慣れている

・どんな荷物のあるオフィスであっても安心して作業を任せられる

・業務がマニュアルで整備されているケースも多いので、スムーズな作業が期待できる

2. オフィスデザイン会社

オフィスデザイン会社は、オフィスデザインだけでなく幅広く対応する会社があります。

＜特徴＞

・オフィスの内装デザイン・不要家具の引き取り・引越しと一括で任せられる

・一括することでトータルコストが下がることがある

・「移転先はおしゃれなオフィスにしたい」という場合に心強い

・実際の引っ越し作業は提携先の引っ越し会社に委託しているケースが大半である

オフィス移転に伴う諸手続き

オフィス移転に伴う手続きについて、代表的なものをまとめてみました。

オフィス移転では伴う手続きには税金・社保に関わる届出・申請もあり、

さらに、提出書類も類似したものが多く混同しがちなのでよく注意して対応しましょう。

　1.本店・支店移転登記申請書

提出先：法務局

提出期限：移転日から2〜3週間

本社や支社・支店を移転する際には、本店・支店移転登記の申請が必須となります。

会社設立の日付や移転の概要といった基本情報を申請書に記入する必要があります。

本社の場合は移転日から2週間、支社の場合は3週間が提出期限となっています。

　2.異動届出書

提出先：税務署

提出期限：移転後速やかに

　3.適用事業所所在地・名称変更届

提出先：社会保険事務所

提出期限：移転から5日以内

　4.労働保険所在地等変更届

提出先：労働基準監督署、公共職業案内所

提出期限：移転日から10日以内

　5.事業主事業所各種変更届

提出先：公共職業安定所

提出期限：移転日から10日以内

　6.自動車保管場所証明申請書

提出先：警察署

提出期限：特になし

車庫証明がないと陸運支局で自動車登録をすることができないので、必ず取得しましょう。

会社所有の自動車の登録番号が変更になる場合は、

別途、陸運局へ「安全運転管理者変更届」を提出する必要があります。

　7.転居届

提出先：郵便局

提出期限：転居後すぐ