☝️
情報システム代行を発注する際の成功のコツ
情報システム代行の発注を成功させるポイント
情シス業務を発注する際は、事前に予算額を決めておくことと
複数の発注先を比較することが大切です。以下で、それぞれの項目を具体的に解説します。
１. 予算額を決めておく
情シス業務を発注する前に、予算計画をしっかりと立てておきましょう。
オプション料金や違約金など、契約金以外に必要な費用の内訳もしっかり
把握することが大切です。費用の内訳をしっかり把握しておかないと
思わぬところで経費がかさむこともあります。
２. 複数の発注先を比較する
「情シス業務」といっても、そのジャンルや業務内容は多岐にわたります。
発注先によっても、得意とする業務は異なります。
ミスマッチを防ぐためには、複数の発注先を比較することが欠かせません。
「どんな情シス業務を得意としているのか」、「どの程度の業務範囲に対応してくれるのか」
といった点を確認しながら、発注先を選びましょう。
３. 発注先をパートナーとして考える
発注先を対等なパートナーとして考えるのも重要なポイントの一つです。
発注先の企業を下請けと考えて依頼だけするという視点は好ましくありません。
自社のビジネスをしっかり理解してもらい、共に良い状況を作るという気概で
取り組むことで効果が高まります。自社のパートナー企業としての
観点を忘れないようにしましょう。
４. セキュリティ面の取り決めを必ず行う
自社の機密情報を外部委託先に開示する必要があるので、セキュリティ面の
取り決めを委託先と必ず行い、セキュリティリスクに備えておくようにしましょう。
情報処理推進機構（IPA）の調査では、
委託元が委託先に対して実施すべき具体的な情報セキュリティ対策を仕様書などで明記している」と回答したのはわずか29.2%にとどまっています。
一方で、過去3年間以内にセキュリティインシデントを経験したのは15.2%にのぼっています。
セキュリティ面の取り決めをせずに、セキュリティインシデントを防止することはできません。
５. トラブル等の対応発生時の対応をまとめておく
上記に関連し、日々の運用業務の中でトラブルやイレギュラー事態が発生した際の
対応についてもまとめておくようにしましょう。
特に重要なのが報連相（報告・相談・連絡）のルールです。
発注先から自社へ、どのような事態が起こったら報告をするのか
夜間や休日などの連絡はどうするのか、誰に連絡するかなどをまとめておくようにしましょう。
導入後に確認すべきこと
発注時に定めた目標は達成できているか
発注をしたら、当初の目標が達成できているかに注目し
発注後の業績やコストを見比べ、どのように変化したかを考えます。
当初の狙い・目的がきちんと果たされているかを吟味し
継続の有無も視野に客観的に判断することが重要です。
ただ単に「業務負担を軽減するために、なんとなく導入した」企業もあるかもしれません。
その場合は、売上以外の部分にも目を向けてみてください。
社員の稼働率や生産性、メンタル面に変化があれば発注は大成功であるといえるでしょう。
しかし、やはり目標は企業の業績アップだと思います。
発注時当初に目標としていた項目が本当に達成できているかどうか
きちんと数値などで客観的に把握するようにしましょう。
発注先企業の対応や品質に問題はないか
スムーズな運用のためには、発注先企業の品質は大きなポイントです。
例えば普段の業務、基本的な報連相はもちろんですが、トラブルや
イレギュラーな事態に即座に対応できるかにも注目しましょう。
トラブルやクレーム対応にしっかりと対応できない、緊急時に連絡が取れない業者は
再検討の余地がありそうです。
営業時間だけでなく、深夜・早朝の対応についても、しっかりと確認するのが安心ですね。
発注先の品質管理は社内業務のひとつと考え
お互いがパートナーと考えて仕事を進めていくのがベストな状態です。
コストは適正範囲内に収まっているか
発注先の業者を選ぶ際には、コストを考慮することも非常に重要です。
アウトソーシングを活用する理由は様々です。「自社にノウハウがない」
「自社では管理が追いつかない場合」にアウトソーサーに依頼する場合が多いでしょう。
しかし、なんでもかんでも外部委託してしまっては、正直コスト面で非効率です。
どのようなサービスも、頼む作業が増えるほどに料金は上がってきます。
そのため少しでもコストを抑えるために、「外部委託する仕事」を選別する必要があります。
自社で支障なくできる仕事は行い、本当に必要な部分だけ外部委託に依頼する。
金額や作業内容については、業者によって違うため、よく吟味するようにしましょう。
いかがでしたでしょうか。「自社にあった会社が見つからない」
「会社選びに時間が割けない」「まずは相談をしてみたい」
そんな時はお気軽に「アイミツCLOUD」までお問い合わせください。
あなたの要望にあった会社を無料で迅速にご紹介いたします。