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経費精算システムについて
企業活動を行う上で、支出の発生は免れません。
その支出のうち、「経費」として計上・精算することを「経費精算」と言います。
この経費精算業務においても、近年はシステム導入が進んでいます。
このページでは、経費精算システムの概要と、従来業務の煩雑さについて触れていきます。
経費精算システムとは
経費精算上の課題・手順のお悩みを解決するため、
・経費データを一元的に管理して申請者・承認者・経理担当者が共有する
・二度手間とムダな時間を排除し経費精算業務を合理化する
システムが経費精算システムです。
近年ではスマートフォンを活用して経費申請・承認のできる、SaaS型*が主流となっています。
・スマートフォンのカメラで撮影した領収書のOCR解析
・交通系ICカードのデータ取り込み
・外部サービス・会計ソフトとの連携
など、入力の自動化・経費計算業務の効率化が進められ、手間が削減できる点が特徴です。
＜用語解説＞
SaaS*(＝Software as a Service)：Software as a Serviceの頭文字の略称で、サースと読みます。直訳は「サービスとしてのソフトウェア」という意味になります。
クラウド型サービスを狭義に分類した際の名称で、
クラウド内・インターネット上で使用することができるソフトウェアのことを示します。
経費精算システムの主な機能
領収書のデータ化
経費精算システムの多くにはOCR（光学文字認識）*の技術が採用されています。
OCR機能があれば領収書の宛名や金額を取り込んで文字コードに変換できます。
スマートフォンで撮影した画像やスキャンした画像を用意するだけなので、
Excelで手入力・計算する必要はありません。
ICカードの読み込み
Suica、PASMOをはじめとする交通系のICカードを読み込む機能です。
カードリーダーが必要になるものの、ICカードの利用履歴から交通費の明細を自動作成できます。
ワークフロー
経費精算の申請・承認をシステム上でワンストップで行う機能です。
リマインド機能付きのワークフローが搭載された経費精算システムも多く、
スピーディーに清算できるうえ申請用紙を紛失してしまったりするリスクもなくなります。
規定違反のチェック
経費として認められる費目、上限金額など、経費に関する社内ルールを登録しておくことで、
違反があった場合にアラート通知されます。ワークフローとあわせて利用するのが効果的です。
経費精算システム 企業規模に合わせた違い
経費精算システムは「中小企業向け」「大企業向け」と行った具合に、企業規模に合わせて
特徴が異なります。
中小企業向け・大企業向けそれぞれの違いを見てみましょう。
中小企業向け経費精算システム
中小企業向け経費精算システムの特徴は以下の2点です。
・シンプルかつ安価
必要最低限のコストで運用したいというニーズに応えるため、
中小規模向けの経費精算システムは機能もシンプルで、リーズナブルなものが多いです。
・少人数向けの設定
5名程度から利用できる中小企業でも使い勝手が良いよう、少人数に向けた設定になっています。
＜注意点＞
機能面については注意が必要です。
中小規模向けの製品は機能面もシンプルなので、必要な機能がオプションであったり、
不足している場合があります。
経費精算システムを導入しても自社に必要な機能がなければ本末転倒です。
優先順位をつけて必要なものが機能として備わっているものを選ぶ必要があるでしょう。
大企業向け経費精算システム
大企業向け経費精算システムの特徴は以下の2点です。
・機能が豊富である
大企業向けの経費精算システムは、大規模な運用を想定して設計をされています。
そのため、複雑な規定、複雑なワークフローなどにも柔軟に対応できます。
・セキュリティ面も安心
大企業で扱う機密情報も多くなります。セキュリティについて力を入れる企業も多いでしょう。
そのため、大企業向けの製品は堅牢なセキュリティ体制を構築しています。
もし、情報漏洩対策に特に力を入れたいとお考えの場合は大企業向けのものが安心です。
＜注意点＞
費用対効果と操作性について注意するようにしましょう。
大企業向けの経費管理システムは利用料が高額になります。
費用対効果を考えた時に、価格に見合うメリットがあるかを確認してください。
また、複雑な規定・運用に対応できる分、反対に、機能も複雑になりがちです。
いかに優れた機能がたくさん搭載されていても、操作性に問題があっては結局使いこなせません。
社員が使いづらくないか・導入後定着しそうかなど、事前にチェックする必要があります。
経費精算とは
経費精算とは
経費精算とは、企業活動を行うなかで生じる交通費、出張費、物品購入、交際費など、
従業員が立替払いした経費を、会社が払い戻して精算することです。
もちろん、従業員から申請される費用すべてが経費として認められるわけではありません。
経費として認められるのは、経営上必要だと判断された費用のみです。
会社が営業上必要だと判断した経費は損金として計上できるため、
税制上の優遇措置を受けられるというメリットがあります。
その反面、経費としての判断が税務署の見解と異なる場合もあり、
税務調査時に修正を余儀なくされる可能性もあります。
つまり、経費精算業務の大前提として、一般的な基準を念頭にした経費の定義を明確にすること、
勘定項目を明確にすること、従業員に周知徹底することが必要です。
通常の経費精算の課題
企業活動を行う中で、「経費精算」は重要な業務です。
しかし、手続きは複雑で、かつ、正確な作業が必要とされるため、
従来の経費精算は、関係する従業員すべてに大きな負担を強いています。
経費申請を行う社員の負担
経費申請書を作成する申請者は、項目ごとに正確に経費を記入していく必要があり、
申請書の作成自体に多くの時間と手間がかかります。
領収書・レシートを保管し整理・貼付するだけでなく、
領収書が発行されない交通費等は都度メモ・手帳等での管理が必要になるでしょう。
期日に間に合わない・費用が合わない・領収書を紛失した場合は経費が支払われないこともあり、
通常業務に追われる中で大きな負担になっているのが現実です。
申請書の提出を受けた承認者の負担
申請書を受領した承認者側も確認業務自体が大きなストレスになります。
外回りの多い承認者の場合は、申請書の承認のために会社に戻らなければならないこともあり、
内容の確認や再計算にも多くの時間が必要です。
内容に不備があった場合は差し戻すなど、承認までに長い時間がかかってしまうのも問題です。
申請書を処理する経理担当者
内容の確認・再計算が必要なことに加え、
申請書に記載された内容を正確に会計ソフトに入力し、勘定項目に割り振らなければならないなど
手間もかかりますし、計算ミスや入力漏れなどの人的ミスが起こりやすくなります。
また、すべてのプロセスで多くの時間がかかるため、
申請書が期限までに提出されないなどの悩みを抱える担当者も多いでしょう。
通常の経費計算の課題
経費精算業務が煩雑になってしまうのは、
・申請書の作成に多くの時間と手間がかかる
・承認者が確認をし、差し戻したりする手間もかかる
・内容の確認や再計算、システムへの入力など多く、更に手間がかかる
と、いった課題があるからなのです。
経費精算の業務内容
経費精算業務の具体的な内容や手続きの流れとは、どのようなものでしょうか。
紙の申請書のやり取りが中心の従来手法を見てみましょう。
経費精算の流れ
1.従業員による支出
2.領収書をもらう
3.領収書とともに経費精算書を作成、提出
4.経理部による確認
5.支払い
経費精算は、企業により異なる部分はありますが、基本的に以下のような流れで進んでいきます。
1.従業員による支出
出張費や交際費などの費用を従業員が支払います。
2.領収書をもらう
申請者は支出の際にその証として、宛名に会社名の書かれた領収書を発行してもらいます。
3.領収書とともに経費精算書を作成、提出
申請者は領収書を経費精算書とともに提出します。上長承認などを経て経理部へと渡ります。
4.経理部による確認
経理担当者は経費精算書の内容を確認し、
勘定科目に仕訳したのち立て替えてもらっている費用を従業員への未払金として計上します。
5.支払い
給与の支払日などに立て替えていた分の費用が支払われます。
経費精算と主要勘定項目
従業員が前もって立て替えていた経費を申請し、会社が払い戻して精算するという作業が
経費精算ですが、経費精算の対象となる費用の仕訳は、
それぞれの勘定科目*に当てはめて行わなければなりません。
＜用語解説＞
勘定科目*：会社を経営していく上で発生した資本や負債の増減、収益の発生などについて、
どのような種類のお金なのかを記録するために活用される分類項目のこと。
勘定項目は200種類以上はあるとされています。
旅費・交通費
出張時のホテルの宿泊費や営業活動で使った電車、タクシーなどの交通費のことです。
また従業員が自宅から勤務地に出勤する際の交通費も経費精算の対象になる場合があります。
消耗品費
「消耗品費」とは、事業で使用する文房具や用紙などの購入費用のことです。
全ての支払いが消耗品費に含まれるわけではなく、
「取得価額が10万円未満、または法定耐用年数が1年未満の消耗品」が計上できます。
その性質上、例えば「事業用のデスク」や「事業用のパソコン」は「備品」で扱いそうですが、
もし取得価格が10万円未満であれば消耗品費として計上します。
接待飲食費
「接待飲食費」とは、「交際費」に含まれる費用の中で「飲食等に関わる支払い」のことです。
「社内飲食費」は含まれません。
また、経費計上するためには明確な領収書が存在することはもちろん、
「飲食に参加した人」や「飲食した日時」が明確であることが必要になります。
通信費
「通信費」とは、事業で行った「他人との連絡や情報のやり取り」にかかった費用のことです。
例えば以下の支払いが通信費に含まれる可能性があります。
インターネットの回線使用料・電話料金・切手代や送料などの郵便料金など
ただし、通信費になりそうな「はがき・便箋代」は消耗品費として計上し、
「祝電・お悔やみの電報の費用」は交際費として計上するなど、注意点も多いです。
福利厚生費
「福利厚生費」とは、従業員の福利厚生のために支払った費用のことです。
費用が高額すぎる・費用を支払った目的が不明瞭であるものは認められないこともあります。
新聞図書費
新聞図書費とは、業務に必要とされる書籍や新聞、雑誌などを購入した際にかかる費用のこと。
紙媒体のみならず、業務上必要であるメールマガジンなどを定期購読している場合や、
Webサイトの会員登録費用がかかっている場合にも、新聞図書費に分類することができます。
水道光熱費
水道光熱費は、会社を経営する上で必要となる水道代をはじめ、ガス代や電気代など該当します。
広告宣伝費
広告宣伝費とは、会社の商品・サービスなどを販売するために必要となる広告・宣伝費用のこと。
単に商品やサービスなどを宣伝するためにかかった費用だけでなく、
会社のブランディングやイメージアップを図るためにかかった広告宣伝費や、
自社の決算について公にする決算公告にかかる費用も広告宣伝費として計上可能です。
＜経費にならない費用＞
・会社の役員や従業員がプライベートで行ったことに対する支払い
・事業でも使用するけれどプライベートでも使用する備品や衣類（スーツなど）の購入費用
・法人税や法人住民税などの税金
経費精算のルール化
上記のような、手順・項目が決まっているだけでは、経費精算は円滑に行われません。
経費精算をスムーズに進めていくためには、経費精算をルール化することも非常に重要です。
経費精算のルールを定めておくことには数多くのメリットがあります。
ひとつは経費の使い込みの抑制です。
経費に適用する範囲を定め、社内に周知することで、経費の使い込みを抑制できるでしょう。
経費の不正利用などによる法的リスクの回避も可能です。
ルールが不十分だと不正利用が行われてしまい、刑事責任が発生してしまう可能性もあります。
ルールを制定する時はグレーゾーンを残さないようにしましょう。
また、ルールが明確化し従業員の誰もがそのルールを守ることにより、
経理部門において妥当性を検討する手間が省けるため、
よりスムーズに経費精算業務を進めることが可能です。
一定のルールのもとで経費を使用するため、不公平感、疑問感が発生するリスクも抑えられます。
まとめ
経費精算の従来の方法では、多くの手間・ストレスが発生している可能性があります。
それらの悩みを解決するための手段が「経費精算システム」になるので、本ガイドを読み、
一度検討してみてはいかがでしょうか。
いかがでしたでしょうか。
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