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求人広告を発注する手順とスケジュール

求人広告を発注する前に 〜事前準備〜

求人広告を作成・掲載する前に、まず準備するべきことをチェックしましょう。

1. 募集要件を決めましょう

求人を募集する前に、まず必要事項を社内確認しましょう。
求人には必ず明示しなければならない「必要事項」があります。
令和4年(2022年)で職業安定法に法改正がありましたので、
募集の際は今一度確認をしてから進めてください。
https://www.mhlw.go.jp/content/11600000/000984586.pdf 参考:厚生労働省  「募集情報等提供事業者の皆さまへ 職業安定法が改正され、労働者の募集を行う際のルールが変わります。」
この確認の際に、要件に問題がないかもチェックをします。
例えば、
  • 最低賃金が上がっていて過去の募集表記では最低賃金を割ってしまう
  • 募集内容に「男性/女性」「●歳以下」など現法規では不可な表現がある
  • 移転・改装・担当変更などで電話・住所・担当者が変わってしまっている
などがあれば修正するようにしましょう。
※広告記載の注意点についてはこちらも参照ください。

2. 広告の方法・募集スケジュールを検討する

求人広告を出すことを決めたら、まず利用する媒体を考えましょう。
求人募集の場合は複数媒体に同時掲載することも可能です。
ただし、採用の可能性がない広告を掲載したままにすることは望ましくないため、
採用が決まった後はすぐに掲載を終了できるように考えてから選びます
各媒体の種類はこちら、メリット・デメリットはこちらのページを参考にしてください。
募集開始時期については、急ぎのものはできるだけ速やかに動く必要があるでしょう。
また、オープン募集などではこの日までに採用しなければならないという日程があると思います。
そのような場合は打ち合わせに時間がかかるものでは採用が間に合わない可能性もあり、
募集開始時期に合わせて余裕ある採用活動ができるスケジュールで動き出すようにしましょう。

求人広告発注の流れ

1. 問い合わせ

依頼を検討している求人広告媒体へ問い合わせを行いましょう。
どんなスケジュール・契約で掲載が可能なのかを確認します。
その際に、自社の募集要項などを聞かれることがありますので準備しておきましょう。
発行日が決まっている媒体の場合は、締切日と発行日、締切日までにやるべきことを
発行日がない媒体の場合は、依頼から掲載までのスケジュールとその間にやるべきことを
必ず確認し、すぐに取り掛かれるようにしましょう。
<スケジュールについて>
同じ求人媒体でも、記事のボリュームに応じて準備に必要な期間の長さが異なります。
ボリュームが大きくなる、画像やイラストなどの利用が増える場合は、
その分原稿の確認・修正・再作成の期間が多くなる、締切日が前倒しになることがあるので
作りたいものとそのスケジュールを明確にしてから依頼しましょう。

2. 原稿作成

求人広告を作成すると決まったら、原稿の作成になります。
自社HPなど、自社コンテンツの場合は自分でレイアウト・デザインを決めて作成できますが、
求人情報サイト・求人情報誌・新聞・折り込み広告・ハローワークの求人票などは
フォーマットが決まっています。
各担当者と打ち合わせをし、作成をしてもらうことになりますが、
任せきりにするのではなく必ず相互に確認をしながら作成をしましょう。
原稿作成の注意点はこちらをご覧ください。

3. 応募者の対応

求人広告を掲載後は応募を待ち、応募が来たら面接を行い、採用可否を判断します。
ここで「電話・Web応募を見逃した」「自社の印象を下げてしまった」などせっかく来た応募を
逃すことになってしまわないよう、下記に注意しましょう。
電話の場合の注意点:
面接日時や場所、持ち物などの必要事項と、当日お待ちしていることを優しく伝えます。
応募者は緊張していることが多いですし、応募者側も企業を選ぶ権利があります。
高圧的な態度を取らない・聞き取りやすい声、聞き取りやすいスピードを心がけるようにします。
また、電話で質問をされた場合は不安がられないよう明確に回答をしましょう。
※わからないことを聞かれた場合はわからない旨を丁寧に真摯に説明しましょう。
電話に出られなかった場合は、できるだけ早く折り返し連絡をします。
<不在時の対応について>
電話に出るスタッフには求人を出していること・応募電話が来たときの対応を伝えます。 電話に応対するスタッフが「わかりません」というだけでは応募者を逃すこともあり得るので 不在時の対応、何を聞いて何を伝えたら良いかなどを事前に周知しておいてください。
WEB応募の注意点:
WEB応募は、いつでもどこでもまとめて応募できる点に注意が必要です。
大抵の応募者は複数応募していると考えられますので、応募を受領したらすぐに連絡しましょう。
電話・メールなどで速やかに連絡をとり、面接等の日取りを決めます。
担当者が不在で日程調整ができない場合は、応募のお礼・いつ連絡するかを明示して、
まずは返信だけでも返すようにしましょう。

4. 面接・採用後の対応

面接を経て、採用が決まったらすぐに応募者へ連絡します。
できれば面接の段階で「いつ連絡をするのか」を伝えておくと良いでしょう。
採用が決まったら初出勤について日時や持ち物、必要事項などを伝えます。
できるだけ細やかにサポートを行うようにすると採用辞退の確率を下げることができるでしょう。
採用が決まったら、すぐに掲載を終了できる広告は掲載を取りやめ、
掲載終了日が決まっているものについては終了日で掲載を終えられるよう連絡を入れます。
うっかり採用後も掲載し続けないよう、掲載した全媒体について確認するようにしてください。

いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです!
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