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WEB会議・オンライン商談システムについて
このガイドではWEB会議システム・オンライン商談システムの両システムについてご紹介します。
テレワークの拡大に伴い、リモート環境でWeb会議・オンライン商談を行ったことがある方は
多くいらっしゃることと思います。
しかし、「WEB会議とオンライン商談、システムの違いがあるの？」
そう思われる方もいるでしょう。そこで、まずはそれぞれの特徴を見ていきましょう。
WEB会議・オンライン商談システムとは
WEB会議システムとは
Web会議システムは、インターネットを通して離れた場所にいる人と会議ができるシステムです。
・映像、音声のやりとりができる機能
・資料を共有できる機能
・ホワイトボード機能
など、会議を円滑に進めるためのさまざまな機能が搭載されています。
かつて活用されていた「テレビ会議システム」は専用機器を用いる必要があり、
利用できる場所も限定されていました。
しかし今ではWEBで会議ができるようになり、インターネット環境さえあれば、
パソコンやタブレット・スマートフォンなどお手持ちのデバイスで利用が可能になっています。
どこからでも簡単に接続できるため、在宅勤務・リモート環境下での会議にも適しています。
オンライン商談システムとは
WEB会議システムが、会議全般を示すのに対して、
オンラインでの「商談」に特化したものがオンライン商談システムです。
BtoB向け・BtoC向けそれぞれに特化したものがあります。
例えば、資料の共有・ホワイトボード機能などの他に、
・自動議事録作成 ・名刺交換機能
など、実際の対面での商談の際にも必要な機能が搭載されているので、
WEB会議システムを活用するより商談の成功率を高められるでしょう。
効率的な営業活動・成功率の高い商談を目的としている専用システムになります。
無料で使えるシステムとの違いは？
Web会議自体は無料でできるよね、と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
確かに、Zoomなどを用いれば、無料で会議を行うことは可能でしょう。
しかし、無料で使えるZoomを使っていて
会議の途中で時間制限に引っかかってしまったことなどはありませんか？
無料で使えるシステムと有料システムの違いは、
「時間制限」「人数制限」「機能の幅」そして「セキュリティ」です。
上記の時間制限の他に、会議の上限人数や、議事録作成など機能面の幅が違います。
また、無料システムは相互がそのシステムにID・Passでログインをしますが、
この暗号が解読されてしまうと外部から簡単にアクセスされてしまう危険性があります。
セキュリティレベルを高め、外部からアクセスできないようになっている点も、
大きなポイントになるでしょう。
ちょっと似ている？WEB接客ツールとの違い
WEB接客ツールは、サイトにアクセスしてきた方とコミュニケーションを取るツールです。
そのため、根本のアプローチ部分で大きな違いがありますし、
機能面でもコミュニケーションを取るための機能に特化するなどの違いがあります。
・質問に答える、商品の提案を行うためのチャットボットやチャットツール
・ポップアップを用いた365日24時間対応
などの機能が充実しています。
ECサイトやコーポレートサイトや製品サイトなどへ導入されることが多く、
マーケティングツールなどのほかのシステムと連携できるものなので、
もし貴社が接客を検討しているのであればWEB接客ツールの活用も検討してみてください。
※アイミツCLOUDではリサーチして最適な企業をリストアップすることが可能です。
WEB会議・オンライン商談システムの基礎知識
システムのサービス形態
WEB会議システム・オンライン商談システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。
それぞれ特徴が異なりますので、
候補となるシステムを絞り込む際には必ず理解して検討しましょう。
クラウド型
クラウドサービス上にアプリケーションがあるシステムです。
利用するにはインターネットを通じてクラウドサービスへアクセスする必要があります。
・自社でアプリケーションを管理する・バックアップデータを保存する必要性がない
・サーバー等のインフラ整備が必要ない
など、手間と大掛かりなコストがかからない点が魅力的です。
デメリットは
・カスタマイズ性に優れない
・インターネット環境がない場所では使うことができない
という点です。
また、クラウド型サービスはインターネットが使える環境・デバイスがあれば、
どこからでもアクセスすることが可能ですので、リモート環境下などでも使いやすいでしょう。
オンプレミス型
オンプレミス(＝on-premise)のpremiseは「店内・構内」を示し、「自社運用」を指す用語です。
自社運用の名の通り、自社内のサーバーで管理・運用するものになります。
メリットは
・カスタマイズ性が高いので自社に合わせたシステムを構築できる
デメリットは
・サーバーの準備・ネットワーク等インフラの整備が要るなど導入に際してのハードルが高い
・自社サーバーで保守・管理する必要がある
という点です。
WEB会議システムの機能・特徴
主なWEB会議システムの機能を見ていきましょう。
アイミツCLOUD掲載項目は下記画像のようになっています。
まず大きな特徴として、WEB会議だけでなく、
ウェビナーの開催・それに必要な機能を搭載したものも多くなっている点が挙げられます。
ウェビナーの場合は参加者に積極的に参加してもらうため、
挙手・指名なども含めた講義を行う、アンケートや投票を行う、質疑応答を行うなど、
実際の講義で行うような機能を搭載しているものがたくさんあります。
また、WEB会議で考えてみた時も、実際の会議と同様、
ホワイトボード・資料共有・ファイルの保存転送機能、グループ分け機能などがあります。
その他、WEB上で行うからこその機能として、
・デスクトップ共有 ・録音録画機能 ・時差補正 ・外国語翻訳 ・議事録の自動生成
などがあります。
例えば海外へ出張し、会議を行う場合に、時差を直すことはできませんし、
その場で翻訳したり・議事録を自動で作成したりなどは専門スタッフなしには難しいですよね。
WEB会議システムを活用すれば上記のようなことも可能になるので、
ビジネスの幅が広がるでしょう。
＜用語解説＞
ウェビナー：
ウェビナーはウェブ＋セミナーの造語で、オンラインセミナーのことを示します。
グリッドビュー：
会議の参加者全体を、画面に一括で表示する機能です。
一覧で全員の顔をまとめて見ることができるため、話している相手の様子がわかります。
オンライン商談システムの特徴
続いて、オンライン商談システムの特徴を見ていきましょう。
主な機能としては左側の画像・真ん中の画像のようなものがあり、
その他に通話機能がある場合は通話方法などが選ぶことができるようです。
また、得意な顧客ターゲットの規模・求める商談方法に合わせてシステムを探すこともできます。
Webで商談を行うには、
・資料ファイル共有 ・資料保存 ・画面共有 ・チャット機能 ・メモ機能
・商談録音録画 ・ホワイトボード機能
などを活用して相互に資料やデータの共有などを行うことが必要でしょう。
その際に言った言わないとならないよう、メモを取ったり、画面を録音録画したりすると、
後々のトラブルを防ぐことも可能になります。
また、Webならではの機能としては
・相手画面の遠隔操作 ・ユーザーの管理（利用制限・利用率の確認など)
・デジタル名刺の紹介 ・議事録の自動生成
などが挙げられます。
WEB会議システム同様、これらを活用すると対面・口頭ではできなかったような商談が可能です。
いかがでしたでしょうか。
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