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電子契約サービスを利用するメリット・デメリット

電子契約サービスにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
ペーパーレス化する・業務効率化に繋がる…などパッと思いつくメリットもあるかと思います。
より具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか。また、デメリットはないのでしょうか。
このページではメリットデメリットについて解説していきます。

電子契約サービスのメリット・デメリット

メリット
1. 各種コストが削減できる
2. 必要なリソースが減少する
3. スピーディな契約締結が可能になる
4. コンプライアンスを強化できる
5. セキュリティも強化できる

各種コストの削減できる

大きな括りで見た時にメリットとしてあげられるのが各種コストダウンに繋がる点です。
書面によるやりとりでは、印刷代・コピー用紙代・インク代に、郵送なら封筒代、郵送料、
対面であれば交通費などのコストと、上記作業に関わる人材の人的コストがかかります。
また、それ以外に電子契約ならカットできる印紙代も発生するでしょう。
電子契約サービスを導入すればやりとりをすべてインターネット上で完結できるため、
上記の費用はすべてカットすることが可能です。
書面契約書は法人税法上7年間も保管しておかなければなりませんが、
電子契約サービスであれば書類の保管費用もカットできるでしょう。

必要なリソースの減少する

必要なリソースを減少させることも可能です。
書面で契約する場合、書類作成〜管理にいたるまで多くのリソースを割く必要があります。
電子契約サービスなら、契約書をインターネット上にアップロードするだけで完結します。
業務フローが簡素化されることから、必要なリソースを最小限に抑えることが可能です。
また過去の契約書類確認もシステム上の検索機能を利用すれば速やかにできるでしょう。
作成の面でも、保管管理の面でも業務効率化に大いに役立ちます。

スピーディな契約締結が可能になる

書面で契約を行う場合には、実は面倒な作業を複数こなさなければなりません。
取引先に契約書を送るまでに、
契約書の印刷、製本、契約書への収入印紙貼付、契約書の封入、郵便局への投函
これらのフローを実行する必要があります。
その後も、押印してから返送するよう取引先に依頼しなければなりません。
最終的な契約締結まで、2〜3週間程度かかってしまうことも珍しくありません。
しかし電子契約サービスを導入しておけば、早い場合2〜3分程度で締結も可能です。
数週間を数分に短縮できるスピード感は、ビジネスにおいて大きなメリットです。
リモートワーク中でも問題なく契約のやりとりを行えるのも便利なポイントでしょう。

コンプライアンスを強化できる

「紙の契約書の方が信頼できる」「不正な契約が行われても確認できなさそう」
そのようなイメージがあるかもしれませんが、実態は真逆です。
電子契約サービスを用いて電子上で契約を行う場合、
電子署名だけでなく、日本データ通信協会が認定したタイムスタンプをあわせて契約を行います。
システム上のログ管理も行われており、誰が、いつ、どのように契約書類に関わったのかを、
全て記録・管理することが可能になるのです。
つまり、電子契約サービスでは契約内容の改ざんを徹底して予防しているため、
むしろ書面上のやりとりよりもコンプライアンスが強化されているといえるでしょう。
契約締結後には、契約書をデータとして一元管理も可能です。
紙媒体で管理しているよりも改竄し難く、透明性が上がると言っても過言ではありません。

セキュリティも強化できる

「インターネット経由だとセキュリティの問題がありそう」というイメージもあるかと思います。
電子契約サービスで利用するクラウドサーバーは、非常に高いセキュリティ基準を保っています。
アクセスできるIPアドレスや端末の制限、通信の暗号化など、
セキュリティ面をより強固にする機能もさまざまに搭載されているため、安心して利用できます。
万が一、地震・火災などの災害の被害に遭ってしまった場合でも、
データ化しクラウド上で管理されていれば、データの紛失は免れる点も心強いでしょう。

電子契約サービスのデメリット

メリット
1. 書類による契約が必要な場面もある
2. 取引先の理解を得る必要がある
3. 取引先へのサポートも必要

書類による契約が必要な場面もある

電子契約サービスはこれまで、全ての契約をカバーできない、という
大きなデメリットを抱えていました。
これは「書類による契約が必須な契約」があったためなのですが、
2021年1月にはこれまでは電子契約NGだった労働者派遣(個別)契約書も、電子契約対応に、
更に2021年9月1日に施行のデジタル改革関連法によって、2022年5月より、
これまで書面必須であった不動産関連契約も電子契約が可能となったのです。
<2022年5月より電子契約可能となった不動産契約>
・定期借地権設定契約書  ・媒介契約書  ・重要事項説明書  
・賃貸借契約書  ・売買契約書  ・定期建物賃貸借契約書
また、訪問販売時の、訪問販売等特定商取引における交付書面などもこれまで不可でしたが、
こちらも2021年6月に特定商取引法等が改正され、2022年6月より施行されています。
こちらも電子化を認めていますが、契約者が65歳以上の場合やクーリングオフについてなど、
細かな指摘も多く、弁護士会側が承諾書面の作成は書面を求めているなど、
まだ模索している部分もあり、完全に電子化したとは言い難い状況のようで、
書面による契約・書面交付が必要になる部分がありそうです。

取引先の理解を得る必要がある

電子契約サービスを利用するにはまず取引先の理解を得る必要があるのですが、
この先方の理解が難航してしまうと、電子契約は行うことができません。
契約は自社だけで行えるものではありませんので、
自社都合で電子契約が便利と思っていたとしても、
取引先が電子契約に対して好印象でなければ、無理に電子契約を進められないでしょう。
電子契約を導入していない取引先に対して話を進めたい場合には、
・電子契約サービスを導入することによってどのようなメリットがあるのか
・安全性に問題はないのか
・法的証拠力はあるのか
など、電子契約で進めたい理由とメリットをきちんと説明しなければなりません。
もしも同意を得られなければ従来通り紙の書類でやりとりし、
データ化したい場合には自社でPDFファイル化するなどといった対応をとりましょう。

取引先へのサポートも必要

取引先へのサポートも行う必要があるでしょう。
取引先も同じ電子契約サービスを利用している・過去に利用したことがあり慣れている場合は
大きなサポートは必要がないかもしれませんが、利用したことがないようであれば、
契約フローとシステムの利用方法について説明する必要があります。
お取り引きにおいて、先方側に設定や操作に手間取って煩わせてしまうことは避けたいものです。
そのため、なるべく取引先も簡単に使用できる電子契約サービスを選ぶことは重要になりますし、
アカウントを持っていなくてもURLを送信しリンク先から手続きを進めてもらえばOKなものなど
細かな説明がなくとも契約を進められるものを選んでおきましょう。
 
上記の3点がデメリットになるかと思いますが、
デメリットをふまえてみても、電子契約サービスは非常に便利なものかと思います。
もし導入を検討される場合は、自社の状況を考慮してから判断しましょう。
 

いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです!
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