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オフィス清掃を発注する手順とスケジュール
エントランスやトイレ、会議室などオフィスの清掃をプロに依頼したいと思っていても、
まずどうするべきかわからない方・流れを知りたいという方も多いのではないでしょうか。
このページではオフィス清掃を外部へ依頼する際の流れを解説していきます。
是非、流れを把握してスケジュール作りの参考にしてください。
オフィス清掃を依頼するのに必要な期間とは
1. 要件整理にかかる期間
依頼の前に、どのような清掃を依頼するかの要件整理が必要です。
・どの範囲まで依頼するのか ・どのペースで依頼するのか
を整理しなければなりません。
オフィス内の各場所について検討する必要があるので、
オフィスだけでなく、エントランスや廊下、トイレ、会議室、給湯室などについても検討します。
このフローに関してはそこまで時間をかける必要がなく、
自社で対応できない部分を依頼するというシンプルな考え方で問題ないため、
一度話をまとめる機会を設けるだけでOKでしょう。
2. 会社選定にかかる期間
オフィス清掃の依頼でもっとも時間がかかるのは、「会社選定」と言っても過言ではありません。
清掃の場合は仕上がりと費用と信用度を検討しなければならず、時間がかかってしまうのです。
数ある清掃会社の中から1社を選ばなければならないため、
どの会社にすればいいのかわからない……と悩んでしまった場合には、
1ヶ月以上かかってしまうこともめずらしくないと言えます。
そのような時、相見積もりを一括で取れるアイミツCLOUDは大変便利です。
3. 依頼から実施までにかかる期間
依頼先を絞り込んだら、現地調査、最終的な見積もりを経て正式な契約を締結します。
その後は実際の清掃へと移ります。
自社と外注先とのスケジュールが合わないとなかなか現地調査の段取りがつかないため、
問い合わせ時には候補となる日程をいくつか用意しておくとよりスムーズに依頼できるはずです。
オフィス清掃依頼のスケジュール
1. 依頼内容を整理する
オフィス清掃を依頼する際、はじめに依頼内容を整理しなければなりません。
オフィス内の清掃と言っても、清掃箇所はさまざまです。
オフィスのエントランス部分、エレベーターホール、廊下やオフィス内、
会議室、トイレ、給湯室など、どこの清掃を依頼するのか決めておきましょう。
また、日常清掃の場合は、週に何日ペースで清掃を依頼するのかも決めなければなりません。
毎日依頼したいところですが、予算面を考慮し無理のないペースを定めましょう。
2.依頼する会社を選ぶ
オフィス清掃会社への依頼内容が決まったら、依頼する清掃会社を選びましょう。
依頼したい内容に合う会社を選ぶことはもとより、
出来るだけ自社オフィスから近い清掃会社を選ぶことも大切です。
オフィスから遠い清掃会社を選んでしまうと、出張費用が高くなってしまいます。
また、いきなり1社だけに絞るのもお勧めできません。
まずは3〜4社ほどまで絞り、それぞれの見積もりや対応を比較してから決めましょう。
3. お問い合わせする
オフィス清掃会社を複数ピックアップしたら、実際にお問い合わせをしてみましょう。
・オフィス内のどこを清掃してもらいたいのか
・日常清掃を依頼する場合には週何日ペースで依頼したいのか
・単発依頼であればどの点に困っているのか
・オフィスの場所はどこか
などをまとめて伝え、対応可能かどうかを確認します。
依頼内容を伝えると、簡単に見積もりを算出してくれる場合も少なくありません。
簡易的な見積にはなりますが、相場との差を見ることができるでしょう。
しかし、この段階ではあくまでも簡易的な見積もりであるため、
より正確な見積もりを算出するために、現地調査のスケジュールを決めておきましょう。
4. 現地調査・見積もり
正確な見積もりを算出するために実際の清掃箇所を確認してもらいましょう。
単純にどこを清掃するのかという確認だけでなく、
・汚れの程度 ・汚れの種類 ・清掃箇所の素材 ・清掃する範囲
などをチェックする必要があります。
この際に、依頼内容や要望を詳しくヒアリングしてもらいます。
どういった点で困っているのかを具体的に説明できるように用意しておくことで、
清掃会社は清掃プランを立てやすくなるため、きちんと説明できるよう準備しておくと安心です
現地調査が完了したら、実際に清掃箇所を確認してもらった際の情報をベースに、
詳細な見積もりを算出してもらいましょう。
5. 契約・清掃の実施
見積もり内容に問題がなければ、依頼先を決定します。
決定後は契約手続きを進め、実際に日取りを決めて清掃を行ってもらうことになるでしょう。
給湯室や廊下、トイレなどの清掃であれば問題ないかもしれませんが、
フロアのゴミ収集や会議室のクリーニングも依頼する場合、セキュリティ面に配慮しましょう。
セキュリティ面に関する取り組みや姿勢は、契約時に確認しておくと安心です。
また、依頼する側も重要な書類やデータ、私物の管理を徹底するなど、
情報漏えいや盗難などといったトラブルが起こらぬよう注意することをおすすめします。
6. アフターサポート
清掃が完了した後にアフターサポートを提供している会社も少なくありません。
例えばエアコンクリーニングや床のワックスがけ、窓ガラスや外壁のクリーニングなどでは
アフターサポートを行なっていることも多いでしょう。
「この部分ももう少しきれいにしてほしい」という要望がある場合や、
定期的な点検・チェックに来てほしいという場合には、清掃会社に気軽に相談してみましょう。
オフィス清掃のスケジュールを組むときの3つのポイント
オフィス清掃を依頼する際、スケジュールを組むときのポイントについて紹介していきます。
以下の3つのポイントに注意しておけば、スケジュールを組む際に失敗もないでしょう。
1. 現地調査は十分に時間を取れるようにする
オフィス清掃を依頼する際、正確な見積もりを出してもらう前に現地調査を行います。
「あまり時間を取れない」「なるべくスピーディに済ませてほしい」といなると、
正確な見積もりが出せず、後々追加費用が発生するなどトラブルにつながりかねません。
現地調査は、清掃会社にとって非常に重要な業務です。
どのような汚れがついているのか、クリーニングにどれほどの時間がかかりそうかなど、
確認なしには正確な見積もり・適切な洗浄方法を判断することができなくなってしまいます。
汚れの種類、材質、箇所などに応じて、清掃にかかる時間・方法が大きく異なることを忘れずに、
現地調査は十分時間を取れるよう配慮しましょう。
2. 清掃はなるべく人の出入りが少ないタイミングで実施する
給湯室の清掃やフロアのゴミ収集・ゴミ捨てのみ、という場合には問題ないかもしれませんが、
エントランス・共用廊下・喫煙所・カーペット清掃などを依頼したいという場合には、
人の出入りが少ないタイミングに来てもらう必要があります。
人の出入りが多いタイミングでエントランスや共用廊下などの清掃を行うとなると、
清掃業者・オフィスの利用者ともに気を遣うこととなってしまいます。
また、本来よりも清掃時間がかかってしまうかもしれません。
そのような失敗を防ぐためにも、簡単な日常清掃以外のクリーニング業務を依頼する場合には、
なるべく人の出入りがない・人の流れが落ち着いている時間帯に来てもらうよう心がけましょう。
3. 会社選定は時間をかければいいというわけではない
オフィス清掃を依頼する際、清掃技術が優れているかどうかはもちろんのこと、
料金はいくらかかるのか、清掃スタッフはきちんと教育されているのか、
セキュリティ面に関する対策はされているか
など、さまざまな面をふまえて依頼先を決めなければなりません。
しかし、依頼するからには依頼選びに失敗したくない故に、あまりにも多くの会社を比較検討し、
選定に時間をかけすぎてもよくありません。
自社が重要視するポイントを明確にし、オフィス清掃会社を比較検討しましょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！