📝
請求書システムについて
このガイドでは請求書システムについてご紹介します。
テレワーク・リモート環境下で請求書の送付もインターネット上での取引が増えてきています。
また、2022年より電子帳簿保存法の改正、緩和もあり、ますます需要は高まっています。
しかし、まだまだ聴き慣れない方も、セキュリティに不安を覚える方もいらっしゃるでしょう。
そこでこのページでは、請求書システムについてとセキュリティ・関連法について解説します。
請求書システムとは
請求書システムとは
請求書の作成、発行、送付、受け取りまでをすべて電子化できる業務システムです。
紙の請求書を使用している場合は、Excelなどのソフトで請求書を作成・印刷し、
署名・捺印した上で郵送しなければなりません。
一方で、請求書システムならそうした作業は一切必要なく、Web請求書をシステム内で送付。
全業務を請求書システムを用いて完結できます。
＜Web請求書とは＞
請求書にかかわる業務負担を大きく低減できる点がメリットです。
Web請求書とは、Webシステムを活用して請求書をやり取りする方法です。
紙の請求書のような印刷・郵送が必要ないため、手間やコストを削減できます。
また、郵送の場合は請求書発行から相手に通知されるまでに数日を要してしまいますが、
Web請求書であれば通知もリアルタイム。
無駄な時間を削減できる点もWeb請求書のメリットです。
請求書システムとメール請求の違い
請求書システムには、主に請求書の作成や発行に関する機能が搭載されています。
請求に関する一連の流れをシステム上で完結させることが可能です。
「メールで請求書を送るのと何が違うのか」ですが、送付方法が大きく異なります。
メールで請求書を発行する場合、Excelなどを用いて請求書データを作成しなければなりません。
完成したデータをメールに添付することで、請求書を発行します。
一方で、請求書システムの場合は、直接システム上に請求内容を入力します。
発行もワンクリックで行うことができ、自動で相手に通知されます。
そのため、メールのようにデータを添付する必要はありません。
請求書システムが注目されるようになった背景
請求書システムが注目されるようになった背景には、法律改正があります。
まず、そもそもの請求書システムの導入きっかけは、2005年の「電子帳簿保存法」の改正です。
これにより、条件をクリアすれば請求書を電子データで管理できることとなりました。
多くの企業が請求書システムのメリットを知ったことで、徐々に導入企業が増えていったのです。
また、導入企業が増えるにつれ、「請求書は紙で」という固定観念も薄まり、
近年では加速的に普及してきていました。
これが、コロナ禍でのテレワーク・リモート拡充の煽りを受け、さらに加速し、
本年、2022年1月には再び、電子帳簿保存法の改正がありました。
詳細は後ほど解説いたしますが、この結果、また改めて請求書システムは注目されていると言って
良いでしょう。
請求書システムの基礎知識
請求書システムの基本機能
は請求書システムの主な機能についてご紹介します。
細かい機能やオプションはサービスによって異なります。
- 請求書の作成・発行・送付
請求書システムに欠かせない機能です。
請求書の作成・発行・送付機能を行うことが可能です。
用意されたテンプレートから簡単に請求書を作成し、発行や送付もワンクリックで行えます。
請求書システムの最も基本的な機能で、搭載されていないものは請求書システムとは呼べません。
無料のサービスでも、請求書の作成・発行・送付の各機能は標準搭載されているのが一般的です。
- 書類の保存と管理
請求書システムには、書類の保存と管理ができる機能も標準搭載されています。
電子帳簿法により、電子化された請求書は適切な方法で保存・管理が求められています。
そのため、保存・管理のための機能も基本機能として必須であると言えるでしょう。
単に必要なだけではなく、簡単に書類を検索できるのは大きなメリットでもあります。
- システム連携
全てではありませんが、大半の請求書システムには会計ソフトとの連携機能が搭載されています。
会計ソフトと連携することによって、帳票発行業務を効率化させることが可能です。
選定する際には自社の会計ソフトにシステム連携できるのかを確認すると良いでしょう。
また、API*を公開しているサービスの場合は、
会計ソフト以外の基幹システムなどとの自動連携も可能となります。
よりシームレスに請求書を発行できるようになるため、業務効率が大幅に向上するでしょう。
＜用語解説＞
API
請求書システムの種類
請求書システムは、オンプレミス型とクラウド型の2種類に大分されます。
ここでは、両者の特徴・メリットをご紹介します。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社サーバーを設置しシステムを構築するタイプのシステムです。
自社でシステムを構築するため、カスタマイズ性が高く、既存システムと連携も図りやすいです。
しかし、初期費用が高額になる点と、構築に時間がかかる点がデメリットです。
自社でシステムを開発できるリソースがない場合は、高額な開発コストがかかってしまい、
数十万円から数百万円ほどの高額な初期費用が必要になります。
クラウド型
サービスを提供する会社が用意した外部サーバーを利用するタイプのシステムです。
オンプレミス型と比べると、初期費用が圧倒的に安く、導入までの時間も短い点がメリットです。
また、インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでもサービスを利用できるため、
「請求書発行のためだけに出社する」ような必要もありません。
自社のシステムではないため、カスタマイズの自由度は低く、連携できないシステムもある点が
デメリットとも言えるでしょう。
2022年の電子帳簿保存法の改正について
2022年の法改正は国税庁HP上に掲載された資料にも「経済社会のデジタル化を踏まえ、
経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等に資するため」と記載がある通り、
帳簿の電子化・デジタル化を推し進めるものとなっております。
そのため、これまで税務署長の事前承認が必要であった国税関連帳簿の電磁的記録が、
承認なしでも可能となり、また、記録に必要な項目も簡略化されています。
※これまで必要であった勘定項目・帳簿種類別の主要記録項目が不要となっています。
請求関連で大きな変化としては
これまでメールで請求されたものは印刷し、紙で保管・記録が可能でしたが、
電子取引の記録は電子記録でというルールに変わります。(2023年年度末までは猶予期間)
スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置も整備され、
今後は電子帳簿での保存がますます必要となっていくことでしょう。
参考：国税庁
令和３年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて
電子帳簿保存法が改正されました(PDF)
いかがでしたでしょうか。
「自社にあった会社が見つからない」「会社選びに時間が割けない」「まずは相談をしてみたい」
そんな時はお気軽に「アイミツCLOUD」までお問い合わせください。
あなたの要望にあった会社を無料で迅速にご紹介いたします。