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経費精算システム導入のメリット・デメリット
経費精算システムの導入に際しては、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
従来の手元管理で行う経費精算と比べた場合の双方のメリット・デメリットを解説いたします。
自社で対応する場合のメリット・デメリット
＜メリット＞
| 自社で対応するメリット |
| 1. ソフト・システムを購入・契約する必要がない |
| 2. 属人化を回避できる |
| 3. コスト削減できる |
ソフト・システムを購入・契約する必要がない
例えば、従来の手作業やExcelでの管理を行うのであれば、
基本的には新たなソフト・システムの購入・契約は必要がないでしょう。
特に、Excelを活用する場合はWindowsのPCに標準装備されています。
大抵はどこの会社でも利用されており、あらためてソフトを購入する必要はありません。
経費精算システムには導入費用や運用コストが発生します。
ソフトを選ぶ手間がかかりますが、Excelならその心配はありません。
コストを抑えられる
経費清算書を手書き・Excelで作成する場合は、基本的に費用をかけずに導入できます。
前述したように、経費清算書を作成するためだけに新たに買い足す必要はなく、
操作面の教育コストもかかりません。
また、ネット上で提供されている無料テンプレートも多いため、
ダウンロードして活用することが可能です。
もし仮に現在手書きの場合でも、Excelへの移行なら、導入ハードルも低く利点があるでしょう。
＜デメリット＞
| 自社で対応するデメリット |
| 1. ミスが起こりやすい |
| 2. ノウハウが必要 |
| 3. 処理能力に限界がある |
ミスが起こりやすい
手作業・Excel等で経費精算する場合は、ミスが起こりやすいのが難点です。
手作業の場合は文字の読み違え・書き違えなどのヒューマンエラーが起こり得ますし、
Excelは計算は自動でできても、入力は自力で行わなければならなりません。
人間が手作業で行う以上、完全にミスを排除するのは困難です。
また、チェック機能が働くものではないので、自動で不正申請を防止することはできず、
経費の水増し請求などのリスクも考えられます。
ミスや不正を防ぐためには、経理担当者や上司が厳重にチェックする必要があるでしょう。
ノウハウが必要
手計算・Excelで経費清算を行う場合は、当然のことながらノウハウが必要です。
そもそもの社内ルールだけでなく、精算書記入のルールやExcelの関数・マクロの知識が必要で、
誰でも簡単に作成ができるとは言い難いものです。
担当者が異動になった・知識が引き継がれていないなどがあれば作業にも支障が出ます。
属人化のリスクについて考慮する必要があるでしょう。
処理能力に限界がある
一番の大きな問題は「処理能力」ではないでしょうか。
手計算の処理にはかなりの時間がかかりますので、
現在ではExcelなどを活用されている企業も多いかと思います。
しかし、Excel自体も、経費精算システムと比べてしまうと機能は限定的です。
必要項目を自身で編集しなければならず、精算時にカバーできない部分が生じることがあります。
データ量が小さい企業であれば対応できますが、大企業の場合はカバーしきれないでしょう。
運用に問題が生じた際はマンパワーで対応しなければならず、業務効率はあまり良くありません。
経費精算システム導入のメリット・デメリット
＜メリット＞
| 経費精算システム導入のメリット |
| 1. 経費の申請・承認業務を効率化を図れる |
| 2. 経理担当の負担を軽減できる |
| 3. 生産性の向上で会社の利益につながる |
経費の申請・承認業務を効率化を図れる
経費精算システム導入の大きなメリットは「業務効率が上がる」点です。
4つほど大きな特徴を順番に見てみましょう。
1.申請・承認をwebで完結できる
経費精算システムを導入すると経費精算に関わる申請・承認を全てwebで完結できますので、
インターネットが使える環境であればどこでも作業が可能ですし、
・スマホ対応のシステムも多く、経費の立て替え申請をその場で社外から行える
・承認者も外出先でチェックができる
など、申請・承認作業の効率化に大きく貢献するでしょう。
2.対応すべき経費精算の通知がくる
対応すべき経費精算の通知が届くことで、申請・承認漏れの心配がない点もメリットです。
経費精算申請を紙ベースで行う時、申請をしても承認忘れがあると歩留まりになってしまいます。
上長側も申請数が多い場合、対応漏れが発生しがちです。
経費精算システムを導入すれば都度通知がくるためその場で処理ができます。
また対応済、未対応、差戻などステータスも確認でき、承認者の負担も軽減されるでしょう。
3.領収書を写真撮影すればデータ取り込みができる
領収書の写真撮影でデータの取り込みができることで申請業務は効率化します。
紙ベースで経費申請するには経費清算書に領収書を添付して提出しますが、
領収書のデータについては手入力しなければなりません。
しかし、経費精算システムを導入すれば自動で、日付、支払先、金額などがに入力されます。
領収書・レシートの写真を撮るだけで自動反映され、入力業務を大幅に削減できるでしょう。
4.交通費精算の手間を軽減できる
経費精算システムを導入すると交通費精算の手間を軽減できます。
経費精算システムには定期圏内の交通費自動控除機能やICカードの読み取り機能があるため、
申請時に計算をする必要はなく、ミスも削減できるでしょう。
申請者は内訳の入力の必要がなく、承認者は何に使ったかなど調べる必要もないため
申請者・精算担当者どちらの作業も軽減されます。
経理担当の負担を軽減できる
経費精算システムで負担が軽減されるのは申請者・承認者だけではありません。
経理担当者の負担も大きく軽減されるでしょう。
1.稟議承認までを効率化
経費精算システムを導入すると稟議承認までのプロセスが効率化されます。
経費計算システムには清算機能以外にも様々な便利機能が搭載されているものが多くあります。
特にワークフロー機能を搭載しているものは経費精算と稟議の情報を紐づけできるため、
承認状況はリアルタイムで可視化され・承認作業が進めやすくなります。
経費精算システムには通知機能があり必要に応じて申請者に作業を促せるため、
差戻をしてもスムーズに対応してもらえるでしょう。
2.定期券の自動計算ができる
紙ベースでの交通費申請は申請者が計算をする際に、計算ミスが発生する恐れがありますが、
経費精算システムには交通費精算機能もあるため、定期券の自動計算が可能です。
そのため、１つ１つミスがないかを確認する手間を減らすことができるでしょう。
3.経費を自動仕訳できる
経費精算システムは仕分け作業を自動化できます。
紙文書で経費申請をしている場合、内容を確認しながら仕分けをしなければなりません。
経理担当者にとって仕分け作業は神経を使う作業であり、膨大なエネルギーを要します。
その点、経費計算システムを導入すれば、予め設定した内訳を申請者が申請時に選択できるので、
承認時には自動仕分けされます。
また、会計ソフトとの連携で勘定科目などの各種入力も効率化されるため、
データ取り込みもスムーズに行えるでしょう。
4.振込データを自動作成できる
経費精算システムを導入すると、大半の場合振込データを自動作成できます。
経費精算を終えたタイミングで振込業務を行うことが可能です。
通常、銀行振り込みをする際はFBデータ*が必要になるので、作成をしなければなりませんが、
経費精算システムがあればFBデータを自動作成でき、負担が軽減されます。
また、自動作成されたFBデータはインターネットバンキングで利用できるため、
振込業務も劇的に効率化するでしょう。
＜用語解説＞
FBデータ：ファームバンキングデータの略称。
全国銀行協会のフォーマットで作られたデジタルデータで、全銀行共通となります。
各銀行共通で、「振込種別」「口座名」「振込指定日」「金額」など、
振込に必要な情報が全て含まれているものになります。
5.不正の防止
経費精算システムは不正の防止にも役立ちます。
経費申請を手作業で行う場合、正確な処理には多大な労力を必要とし、
結果不正を見逃してしまうこともあり得ます。
経費精算システムなら申請をリアルタイムで把握でき、不明瞭なものは即座に確認可能です。
導入するシステムによっては、より正確な承認作業をサポートしてくれることもあります。
経理業務の効率化に加え、コンプライアンスを強化したい企業にもおすすめです。
生産性の向上で会社の利益につながる
経費精算システムは申請者・管理者、経理担当者だけでなく、会社の利益にもつながります。
1.コスト削減できる
システム導入にはコストがかかりますが、結果としてコスト削減に繋がることがあります。
申請業務を紙ベースで行う場合は外出先での作業はできず、出社して行う必要もあります。
お金を扱うため確認を何度も行うなど時間も労力も必要になるでしょう。
往復の交通費も発生しますし、
それ以上に負担となるのが、本来の業務にリソースを割くことができなくなってしまう点です。
適切な経費精算システムを導入できれば、経費精算の負担は大幅に削減できるため、
それだけ本業に力を入れられる=生産性の向上が見込めるでしょう。
また、大幅な業務効率化によるコスト削減も叶います。
2.複数拠点のデータも統合できる
複数拠点を持つ会社の場合、経費精算を紙ベースで行うと経費清算書や領収書のやりとりを、
郵送で行わなければならず、管理に膨大な手間がかかります。
経費精算システムを導入すれば複数拠点を持つ会社でも、データがリアルタイム共有されます。
情報を本社で一元管理することが可能になるでしょう。
領収書の郵送は不要、入力業務も自動化されるので、全社的に経費精算業務が効率化されます。
＜デメリット＞
| 経費精算システム導入のデメリット |
| 1. 社員が変化に対応できないことも |
| 2. 完全にはシステム化できない |
| 3. コストが発生する |
| 4. 社内エンジニアとの仕様確認が発生 |
社員が変化に対応できないことも
経費精算システムは業務効率化に役立つツールですが、
紙文書での申請に慣れている場合は導入時に混乱が生じる可能性はあります。
導入時の社内教育をしないまま曖昧に導入しようとすると、
結果的に紙とシステム両方の経費精算が生まれ複雑化する可能性もあります。
その場合、却って不効率になってしまうこともあり得るのです。
システム導入時にはスムーズな定着のため、事前に周知説明を行う、
システムの使い方について研修を行う、など施策を練る必要があるでしょう。
完全にはシステム化できない
全てを完全自動化することが難しい部分もあるでしょう。
全てが完全自動化とはいかない場合は、一部手作業による入力も必要になることがあります。
せっかくシステムを導入して、一部手作業を行うというのは新たなストレスにつながることもあり
できるだけ操作しやすい・利用者が利用者のストレスを感じない、効率化につながる
ということをポイントに選定するようにしてください。
操作性のチェックは導入前に実際に使ってみるのが一番確実です。
経費精算システムの多くはトライアルサービスを実施しているので、
気になる製品がある場合は積極的にトライアルを利用することをおすすめします。
コストが発生する
経費精算システムに限らず新しいシステムを導入にはコストがかかります。
経費精算システムの料金体系は、無料のものから高価なものまで多岐に渡ります。
一般的にリーズナブルなものは機能はシンプルで、
利用料金に比例して利用者可能なID数、機能数も上がります。
提供しているサービスは運営会社によって異なるため、
必要な機能を見極めた上で費用対効果の高いシステムを導入するようにしましょう。
社内エンジニアとの仕様確認が発生する
経費精算システムは社内システムとの連携も重要なポイントとなるため、
導入の際に社内エンジニアとの仕様確認をする必要があります。
確認の結果、自社の会計システムと連携できない場合は導入見送りになることもあるでしょう。
また、セキュリティ面での不安要素や機能不足などを防止するためには、
IT部門との綿密な確認が求められます。
自社と相性が良さそうなシステムであっても、連携でNGが出れば導入には至りません。
一定の制約がある点はデメリットと言えるでしょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！
ここまで作業済み