📝
イベント企画について
会社の認知度向上や自社商品のプロモーション…イベント企画に求める効果は様々です。
経験が豊富であれば、自社の課題に合わせ企画を立案することは難しくないでしょう。
しかし、はじめてイベントを企画する場合、
どうやってイベントを企画し、どうやって集客すればいいのか、わからないことも多いはずです。
そこでイベントを企画する方法や企画を行う上で重要なポイントをご紹介していきます。
イベント企画とは
まず、そもそも「イベント企画」とはどのようなものか、あらためて確認しましょう。
イベント企画とは、
イベント開催のためのアイデア出し、企画、準備、当日の運営までの全工程の計画と作業です。
企業が行うイベントの多くには目的があり、イベントの開催は目的を達成するための手段です。
目的を達成するために最適なイベントを企画・立案することが求められます。
＜イベント目的の例＞
・会社の認知度向上やイメージアップ ・新商品のプロモーション
・潜在顧客の掘り起こし など
イベントに期待できる効果
イベントに期待できる効果にはどのようなことがあるのでしょうか。
1. 新規顧客獲得・商談機会創出
参加者は、少なからず自社の事業に関連する分野に興味関心、課題を持っています。
すでにニーズが顕在化しており、参加者には最適な情報・サービスが提供できます。
また短時間で多くの見込み客と接触できるため、営業効率も高められるでしょう。
リアルイベントでは直接製品に触れ、サービスを体験することも可能です。
2. 商品・サービスの認知度向上
展示会であれば多くの来場者に商品やサービスを紹介でき、
記者発表であればメディアから多くの消費者に商品やサービスをアピールできます。
こうしたイベントを活用すれば一気に認知度が上げられます。
またイベント開催は業界での立ち位置のアピールにも用いられます。
例えば、セミナーであれば、自社の知識・ノウハウを発信することで、
業界で主要な立ち位置にある企業、勢いのある企業などのイメージを与えられ、
ブランディングにも期待できるでしょう。
3. 社員のモチベーション向上
社員総会のほか、忘年会、社員旅行などの社内向けイベントもイベントの１つです。
社内向けイベントでは普段別の事業所や全く違う業務を担当する社員とも交流を行えます。
社員のモチベーションアップ、他部署との連携、社内の雰囲気向上などが達成できれば、
会社全体でも生産性向上にも期待できるでしょう。
イベントの種類と特徴
目的に応じて最適なイベントの形は変わります。
企業が行うイベントとして多いのは、展示会や博覧会スタイルのものです。
近年では、実際に商品やサービスを体感できる体感型の展示会が多く開催されているようです。
また、企業イベントでは会議スタイルのものも少なくありません。
セミナー・勉強会スタイルのイベント企画は、主にBtoB企業で多く開催されている形式です。
見込み客の属性やニーズが明確な場合は、販促系のイベント企画が有効でしょう。
販促系のイベントなら、実際に商品を使用してもらい売り上げの向上に期待できます。
その他、スポーツイベント、演奏会なども多くの企業によって開催されています。
代表的な種類について見てみましょう。
1. 展示会
展示会は顧客や取引先に、新製品や新サービスなどを発表するイベントです。
自社のみで行う場合も、複数の会社が集まって行う場合もあります。
後者の場合は集客の負担は少ないものの出展料の負担がかかります。
＜主な目的＞
・認知度の上昇と商談機会の獲得
来場者は単に情報収集のためだけに来ている人もいるため、
興味関心に合わせたコンテンツの用意や、工夫を凝らしたブース展開が必要となります。
2. セミナー・講演会
有識者や著名人を講師として招き、人を集めて講座や講演会を行います。
社員が講師として登壇するケースも存在します。
セミナーには情報提供型と顧客獲得型の2種類があります。
社員が登壇すれば、会社に対する信頼性を高める効果も期待できるでしょう。
＜主な目的＞
情報提供型セミナー：
受講者からフィードバックを得ることやモチベーションアップ
顧客獲得型セミナー：
商談の創出・顧客獲得
3. ユーザー感謝祭・交流会
ユーザーと交流、またはユーザーに感謝を伝えるためのイベントです。
ビンゴ・クイズなど楽しんでもらえるコンテンツの実施、軽食・グッズの提供などを行います。
＜主な目的＞
・ユーザーの生の声を聞くこと、感謝を伝えること
・ユーザー同士で情報共有やコミュニティ形成による解約防止や利用頻度の増加
4. 記者発表会・プレスツアー
新製品や新規プロジェクトの発表・経営統合や上場など企業全体に関する発表を行います。
新施設オープン時などメディア関係者を集めて施設内を案内するプレスツアーが行われることも
＜主な目的＞
・メディアに直接自社のニュースを伝え、それを世間に発信してもらうこと
・商品・サービスの発表であれば売上アップ
・そのほか認知度の向上など
5. 社員総会・授賞式
社員総会・授賞式はどちらも社内向けイベントです。
社員総会は社員に会社の方向性を示すもの、授賞式は年間MVPなどで従業員を表彰します。
＜主な目的＞
・モチベーションアップやコミュニケーションの活性化
・従業員の自社への愛着心の向上
・社員同士の交流、結束力の高まりなど
イベント企画の開催方法
イベントを開催する際は開催方法も重要です。主な開催方法を見てみましょう。
1. オフライン開催
イベント会場や展示会会場、会議室やホールなどで対面で開催することを示します。
・来場者に実際の商品・サービスを体感してもらえる
・会場の空気感を楽しんでもらうことでブランディングにも繋がる
・来場者の生の声を聞くことができる
などがメリットになります。
2. オンライン開催
イベント会場には人を招待せず、オンライン上で開催することを示します。
コロナ禍など、大勢の人を呼ぶことができない環境にある際にも開催できるだけでなく、
・遠方にいて直接来場できない人にも参加してもらえる
・参加者の参加ハードルが下がる
・参加者が事前登録してくれる・アンケートを取りやすいなど情報収集に活用できる
・急な自粛要請などがあっても開催に影響を受けにくい
などがメリットになります。
3. ハイブリッド開催
オンライン・オフラインを同時に開催することを示します。
会場に人を呼ぶことができ、来場できない人達にはオンラインで参加してもらうことが可能です。
・来場者には会場での空気を伝えることができる
・来場できない事情のある方も取り込める
・全体数を多めに獲得することが可能になる
などがメリットになります。
イベント企画の要点
目的・ターゲットを明確化する
イベント企画のスタートは、イベント開催の目的を洗い出すところからスタートします。
イベントの目的によって企画すべき内容が異なります。
例えば、イベントの目的が違えばターゲット像も異なり、
イベント自体の内容や適切な場所、開催時期、集客方法なども異なってくるからです。
注意点としては、「目的を複数にせず、1つに絞ること」です。
イベントの目的がブレてしまうとせっかくのイベントの効果が薄れてしまうので注意しましょう。
＜目的の明確化とイベントの選択＞
新商品のプロモーション…販促系や体感型のイベント
商品やサービスのメリットの周知…会議スタイルのイベント
など
目的が定まったら、ターゲット像を明確にしていきます。
ターゲット像は、性別・年齢・居住地・趣味・休日の過ごし方 など
できるだけ具体的に絞り込むことが重要です。
ターゲット像が明確であるほど、需要と合致したイベントを企画できます。
とはいえ、絞り込みすぎてもいけません。
ターゲットの絶対数が少なくなっては逆効果なので、バランスを見ながら設定しましょう。
＜目的・ターゲットを考慮したイベントのアイディア出し＞
「ファミリー向け新商品のプロモーション」をしたい場合、販促系、体感型のイベントのどちらが適切でしょうか？
今回の新商品のターゲットは「ファミリー層」です。
すなわち、家族で楽しんでもらえる「体感型イベント」が有効と言えるでしょう。
イベントの内容を決める
目的・ターゲット・イベントの形態と定まってくれば、より詳細を考えていくことができます。
更に絞り込んでいくと、
・家族で参加しやすいゴールデンウィークや夏休みに開催する
・参加しやすい立地、子供が飽きてしまっても遊ばせられるスペースがある場所を選ぶ
など、開催時期や場所なども工夫する必要があるでしょう。
10代向けイベントなので告知にはSNSを利用、など、最適な告知方法も選べるようになります。
「いつ」「どこで」「どのような」内容のイベントを行うのか、
「予算はいくらなのか」といった詳細を一つひとつ決めていきましょう。
大規模な会場を借りる必要がある場合や著名人をゲストに招く場合
などは、早め早めに計画を立てることがとくに重要です。
メリットを提示できるように工夫する
次に、参加者がそのイベントに参加するメリットをわかりやすく提示します。
たとえば、「体感型のイベント」の場合は、「新商品をいち早く試せる・革新的なサービスを体感できる」などのメリットを参加者に打ち出すことが可能です。
「セミナー方式のイベント」の場合には、「新たな知識や気づきが得られる」や「著名な講師の話が聞ける」などが挙げられると思います。
ユーザーは、何のメリットも得られないイベントには参加しません。
必ず、何らかのメリットを目的にそのイベントに参加するはずです。
メリットが明確であれば、ユーザーはそのイベントに参加したいと思うでしょう。
イベントの告知を行う
集客できなければ、せっかくのイベント企画も目的を達成できずに終わってしまいます。
ターゲット像に合った最適な告知方法を検討してください。
イベントの告知と同時に、イベントの開催準備を進めていきます。
準備をスケジュール通りに進めていくため、また、イベント当日の円滑な運営のためには、
企画段階でしっかりとしたイベント企画書を用意することが重要です。
とくに、携わるスタッフや来場者が多いイベントではトラブルがつきものです。
トラブルが起こった際の対処方法を事前に考え、企画書にも記載しておきましょう。
開催当日は、イベント企画書・タイムスケジュールに沿ってプログラムを進めていきます。
＜SNSの活用を検討しましょう＞
イベントのターゲット層によっては、SNSによる集客の活用も検討しましょう。
ターゲット層がシニア層であれば、集客にSNSを活用するメリットは薄いかもしれません。
しかし、20～30歳代がターゲット層であれば、SNSによる集客は非常に有効です。
集客にSNSを活用する最大のメリットは、「SNSの拡散力」を利用できる点でしょう。
SNSは、特定の趣味や同年齢のユーザーがグループになっていることが特徴です。
一人のユーザーがイベントを拡散すれば、自ずとつながりを持つ多くのユーザーに届けられます。
仮に大きな影響力を持つインフルエンサーに取り上げられれば、
コストをかけずに瞬時に幅広いユーザーにイベントの情報が届くでしょう。
イベントのタイトルも重要と考える
イベントのタイトルは集客を考えるうえで非常に重要な要素です。
内容が伝われば何でも良い、というわけではありません。
イベントタイトルには参加するメリットがわかるようなキーワードを明記しましょう。
ひと目でイベントの内容が想像でき、覚えやすくて言いやすいイベントタイトルなら、
集客面で強い優位性を持てるでしょう。
なお、「参加無料」「来場者全員にプレゼント」など、
参加のハードルが下がる要素も盛り込めると集客に効果的です。
効果的なタイトルの例／
近年多く開催される地域のラーメンを集めたラーメンイベントで多く用いられる
「〇〇ラーメン博」「〇〇ラーメンフェスタ」など
イベント内容だけでなく、「美味しいラーメンが食べられる」というメリットも伝わります。
いかがでしたでしょうか。
「自社にあった会社が見つからない」「会社選びに時間が割けない」「まずは相談をしてみたい」
そんな時はお気軽に「アイミツCLOUD」までお問い合わせください。
あなたの要望にあった会社を無料で迅速にご紹介いたします。