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資料作成を発注する際の成功のコツ
このページでは、資料作成を外部へ依頼する場合の成功のコツをご紹介します。
失敗事例と注意点も解説しているためぜひご覧ください。
資料作成の依頼を成功させるには
資料作成を外部に依頼する場合、4つのポイントに注意してみてください。
| 成功へのポイント |
| 1. 依頼前に事前準備を丁寧に行う |
| 2. 料金を明確に把握する |
| 3. 資料作成の流れと納期を確認する |
| 4. 過去実績や同様の資料の作成実績を確認する |
| 5. 担当者との相性を見極める |
1. 依頼前に事前準備を丁寧に行う
「資料を作ってもらう」といっても、
どの資料作成会社も何にもないところから資料を生み出すことはできません。
何を作りたいのか・その目的は何か・どのデータを扱うのか…
などの事前の深堀りは非常に重要です。
この事前作業時に注意したいのは、「オンライン秘書・アシスタント会社」へ依頼する場合。
依頼したい業務量・工数を正確に把握していないと希望の予算で完了しないという点です。
資料作成はクラウドソーシング・資料作成会社・オンライン秘書など
依頼先が様々でそれぞれ依頼方法や契約方法が異なります。
クラウドソーシング型や資料作成会社の場合は1枚いくら・１デザインいくらなど
ボリュームに応じての契約が多くなりますが、
オンライン秘書に依頼する場合は1時間◯円という時間単価での依頼が多くなります。
そのため、工数把握時点でずれが生じてしまっていると
プランが合わない・超過料金が発生した、などのトラブルになりかねません。
まずは、依頼する内容を整理し、ボリュームや対応時間を検証します。
その上で、どのような形態の企業へ依頼するのが良いのか検討し進めるようにしてください。
2. 料金を明確に把握する
どのカテゴリのご依頼でもそうですが、
自社内の予算を組み、予算に応じて依頼できそうな企業を選定していきますよね。
この時、資料作成の場合は「オプション料金」が多い点に注意が必要です。
例えば資料の枚数で1枚◯円という設定の場合は枚数が増えればその分予算をオーバーします。
また、デザインを作成する・グラフを作成する・テンプレートを作成する…など必要であれば
その分の料金が上乗せされていく計算になります。
期待していた資料ができたとしても、予算内を大きく超過した、となっては元も子もありません。
ヒアリングなどご依頼前の段階で、具体的なお話をし、詳細見積りを取得するようにしましょう。
もし、予算がオーバーしそう、となっても、事前に詳細な金額がわかっていれば、
例えばデザインを1つ削る、ページ数を削減するなど交渉をすることも可能です。
明確な料金を把握してからご依頼するようにしてください。
3. 資料作成の流れと納期を確認する
資料作成の流れは、資料によって異なります。
具体的な作成手順やどの工程でどれくらいの時間がかかるのかなどは、その資料によるので、
事前に「どれくらいの期間がかかるのか」「どの段階で途中経過を確認するか」
「予定納期はいつなのか」「資料を使用する日はいつなのか」「リードタイムは取れているか」
などを確認してからスタートするようにしましょう。
ご依頼前の段階で、必要な日から何日以上の余裕があれば滞りなく作成が進むのかを
早め早めで確認していくことが大切です。
少しでも外部へ依頼する可能性が出てきた時点で、事前相談を行っていくようにしましょう。
また、資料が到着してからも万一の修正依頼が発生する可能性などを考え、
できるだけ余裕のある日程で希望納品日を伝えておくようにすると良いでしょう。
4. 過去実績や同様の資料の作成実績を確認する
資料作成にも、その用途や形式によって様々なものがあるように、
依頼会社にも用途や形式によって得手不得手があるものです。
例えば、
- パワーポイント資料に特化した資料作成会社
- Excelでの経営資料作りが得意な資料作成会社
- データの集計・入力から行うことが可能な資料作成会社
- デザインに強みがある資料作成会社
など、得意は異なってくるのです。
ご依頼する際は、事前に資料の用途・目的・ターゲット層・重視するものなどを伝えて、
過去に実績があるか、同様の資料を作ったことがあるかを確認してください。
例えば
- デザインが得意な企業にテキストのみの資料を依頼した
- プレゼン資料のグラフや図がいまいち伝わりにくい
などのミスマッチを事前確認で防ぐことができるでしょう。
5. 担当者との相性を見極める
どのカテゴリのご依頼もそうですが、担当者との相性はとても大切です。
特に資料作成のように制作物を作る場合は、
お互いが想定しているものにズレがないか・依頼の意図が伝わっているかが出来に反映されます。
ご依頼前に最初に連絡をとった際やヒアリングの際などの対応で、
うまく噛み合わない・返答が遅いなど気になる部分がある場合は注意が必要です。
全てを依頼前のやりとりだけで判断することは難しいですが、事例の問い合わせの対応を元に、
コミュニケーションが円滑な担当者とお取り引きを進めるようにしましょう。
上記を読んでも、自社に合う企業がどこかわからない、
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