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入退室管理システムを発注する手順
入退室管理システムを発注する際の大まかな流れ・手順を事前に把握しておくとスムーズです。
おおよその流れを見てみましょう。
入退室管理システムを発注する前に 〜事前準備〜
入退室管理システム発注の前に自社で済ませておくべき準備は何があるのでしょうか。
1. 大まかな利用想定を把握する
入退室管理システムは、管理対象、利用者数、認証方法などによって費用が異なります。
事前に下記項目の確認をしましょう。
- 管理する場所・設置数
- 求めるセキュリティレベルの強度
- 利用者数
- 希望する認証方法
- 既存システムとの連携の有無
2. ワークフロー、管理方法などを検討する
新しいシステムを導入する場合全てにおいて言えるものではありますが、
既存のワークフローと異なる部分を整理し、導入後の対応などを決めておきましょう。
トラブル発生時も対処できるように、
・問い合わせ先、管理部署の設立
・トラブル対応マニュアルの用意
などを事前に行っておくと安心でしょう。
3. 事前告知の準備をする
実際に導入するとなれば、出入りする方々へ周知する必要があるでしょう。
導入完了後にマニュアルやルールを設定すると対応が遅くなってしまうので、
事前に想定される部分についてルール作りと告知準備を行っておきましょう。
・入退室管理システムを正しく使うための取り決めを作る
例／供連れの禁止・認証キーの取り扱いについての告知など
・トラブル発生時の対応について取り決める
例／認証エラー、キー紛失時の連絡先の告知など
入退室管理システムの導入手順
上記のような事前準備が完了したら、具体的な導入へと進めていきます。
1. システムをいくつか選び問い合わせをする
入退室管理システムの導入は、事前準備で整理した要件を元に製品を選ぶことから始まります。
メールや電話、相見積もりサービスなどを活用し、先方の担当者とコンタクトをとり、
導入目的や予算、利用想定などを漏れなく伝えます。
2. お見積りの提示・商品詳細を教えてもらう
問い合わせをしたら各企業からの情報を提供してもらいます。
この際に、事前に想定していた利用想定とズレがある場合はすり合わせを行い、
できること・できないことなども整理しましょう。
また、ただ金額や利用人数・認証方法でシステムを選ぶのではなく、
施工方法・施工期間の確認や運用についてのアドバイス・取り決めも把握しておいてください。
3. 契約・導入をする
契約後、実際にシステム導入となりますが、設置が必要な機器ではこの段階で施工が入ります。
施工時は立会いが必要にもなるでしょう。
実際の設置が完了したら、実際の運用です。
この時点までに、マニュアル・ルールの告知などは徹底し、また、登録情報なども済ませ、
設置後速やかに稼働できるよう準備しておくと良いですね。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！