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データ入力・集計について

このページでは「データ入力・集計」についてご案内いたします。

データ入力・集計とは

「データ入力・集計」は文字通り「データの入力・集計」を依頼することを示しています。
入力を自社対応する・自社で統計を取る企業も多いかもしれません。
しかし精度や量によっては外部へ依頼することを検討した方が良いものもあります。
データ入力会社はデータ入力に特化した入力方法を採択しておりますので、
・ミスが少なく精度が高い
・膨大な入力に対応できる
・手書きの文字をテキストに変換できる
などの特徴があります。
また、単にデータ入力を外注するだけでなく、入力したデータについて付随する業務
・事務局対応
・DM発送業務
・集計結果の分析
なども依頼できるでしょう。

データ入力・集計の基礎知識

データ入力について 

1. データの種類

一言で「データ」と言っても様々なデータが存在します。
以下はアイミツCLOUDのデータ入力での絞り込み項目です。
順番に見てみましょう。
名簿
顧客・会員名簿、社員名簿、企業リスト、患者名簿など
記載情報の多い名簿を全て手作業で行うことは大変です。
また、氏名・連絡先・個人情報などの入力にミスは許されません。
データ入力会社へ依頼すれば高い精度で入力を遂行してくれるでしょう。
営業代行とは、その名前の通り「営業活動を代行してくれる」サービスです。
営業代行会社は、依頼企業から依頼された営業活動を代行します。
「営業担当者がいない・足りない」という営業リソースを補うイメージがあるかもしれません。
 
名刺
名刺情報は営業活動を行う上で重要です。
個人管理では紛失・引き継ぎ時の情報喪失などが心配ですが、
逐一入力するには手間がかかりますし、重複のチェックなども必要になります。
そこで、名刺の入力・重複チェック・厳正な廃棄などを依頼することが可能です。
一括して同じ会社へ依頼すれば担当ごとに入力の揺らぎがあるなども防げます。
 
応募はがき・申請書
企業活動を行なっている中で、応募書類や申請書を受け付けることもあるでしょう。
応募はがきは、応募者の情報を入力するだけでなく、抽選・応募結果の発信なども発生します。
また、申請書も同様で、受け付けた申請別に対応を行わなければなりませんので、同様です。
数件の応募であればまだしも、大規模な応募企画では手入力で管理することは難しくなりますので
外部へ依頼されるケースが多いようです。
また、データ入力会社の中には集計・分析業務も同時に行なっている企業もありますので、
応募者の属性・特性、申請者の情報などを分析することで、
今後の企業活動へと生かすこともできるでしょう。
 
アンケート
質問に回答する形式のアンケートはたくさんの情報を含んでいる貴重なものです。
しかし、項目が多かったり定性的なものが多かったりするでしょう。
また、手書きのものの場合は、まず1つ1つを入力しなければなりません。
そのため、アンケートの入力は手間がかかります。
また、入力して終了ではなく、結果を集計・分析する必要もありますので、
そのために自社のリソースを割くのも難しいことがありますよね。
そのような時に外部へ依頼することを検討して見てください。
 
健診票
健診票の入力は項目も多く・量も多くなります。
また、受診者の性別やオプションの有無などに応じて検査項目が異なることもあるでしょう。
作業の負担がそもそも大きい上に、何よりミスが許されないという重責があります。
データ入力会社へ依頼すれば専門性の高いスタッフが入力を代行してくれますし、
場合によっては元データの破棄・印刷しての発送まで依頼することもできます。
 
マイソク
マイソクについては聞き慣れない方も多いかもしれません。
不動産業界では、物件概要・地図・間取図などの情報資料を「マイソク」と呼びます。
ちなみに、由来は資料作成・配信会社の社名です。
不動産の情報はかなり詳細で物件ごとに注釈など異なってきますし、
間取り図や地図・物件の写真などの画像データも扱うことが必要になります。
データ入力専門会社へ依頼することで、日々現れる新規物件への対応もスムーズになるでしょう。
 
Webからの収集データ
こちらについては、まずデータの収集についてから考えなければなりません。
データを収集するには
・コードを入力し、Excelなどに集める
・スクレイピングツール*を用いて集める
などの方法が必要になってきます。
これらを自社で行うのが難しい、となった時は
Webからデータを収集することから依頼する必要があるでしょう。
スクレイピングツールについてはこちらを参照ください。
 
音声・テープ起こし
音声データの文字起こしは、プロの力を借りたいくらい大変な作業になります。
例えば60分間の会議の内容を文字に起こすとなったときに通常入力では時間もかかりますが、
データ入力会社は速く正確に入力する方式を採用しています。
インタビューの文字起こし・会議の議事録作成・書籍作成のための対話など
必要な内容に応じて依頼することができます。
テープ起こしの種類
素起こし:音声をそのまま文字に起こすことを素起こしと言います。
相槌やフィラー(えーっと、あーなど)、言い間違いなどもそのまま含むものになります。
ケバ取り:素起こしの状態から、相槌やフィラーなど「ケバ」と呼ばれるものを取り除きます。
一般的なテープ起こしではケバ取りを用いることが多いようです。
整文:ケバだけでなく、話し言葉、乱れた言葉の訂正や「てにをは」等の補完を行い、
文章を整えることを「整文」と言います。
「食べれる→食べられる」「私大丈夫です→私は大丈夫です」など

2. データの入力方式

データ入力については各データ入力・集計会社により、方式が異なります。
そのため、各社の情報をチェックする入力方式や入力時に用いる用語がたくさん出てきます。
これらの用語について理解して各社を比較した方が納得度の高い依頼になると思いますので、
ここではよくある入力方式・入力方法について見てみましょう。
 
エントリベリファイ方式
「エントリ(1次入力)」「ベリファイ(検査入力)」の2回入力を行うことでミスを防ぐ方式です。
一次入力者と2次入力者は異なるオペレーターが担当し、検品します。
この際に、2次入力者が修正をかける上書き方式と、
またさらに別のものが修正をかけるアンマッチベリファイ方式があります。
 
ダブルパンチ・LGH方式
異なる入力データを合わせ、データの相違がないかチェックをかける方式です。
ダブルパンチの場合は2名がそれぞれ入力したものを、LGHの場合は異なる2社が入力したものを
突合し、精査するものになります。
※入力者のことを「パンチャー」とも呼びます。
 
漢字入力
漢字を含む項目(フィールド)の文字をデータ入力する作業を漢字入力と言います。
漢字入力フィールドでは漢字、数字、英字、カタカナ、ひらがな、記号の1文字を
2タッチで入力することが可能です。
 
連想入力
日本語の漢字入力方式は「カナ漢字変換方式」が一般的です。
連想入力方式はすべての漢字(JIS第1、第2水準で6,802字)を2文字のコードに割り付け、
その2文字の連想コードで漢字を特定し入力するものです。
2文字のコードで入力が完了する・漢字候補の画面選択がないことから効率がよく、
選択のミスも減らすことができます。
連想コードは覚え易いコードが割り付けられています。
例/
「社」=ネトといった文字構造からの連想
「原」=ハラのようにヨミからの連想
「北」=ノス(ノース)のような文字のイメージからの連想 など
 
ANK入力
アンク入力といい、半角入力 英字(A)、数字(N)、カタカナ(K)などを
1タッチで入力する文字入力です。
入力方式についての参照:日本データ・エントリ協会
 

3. データ入力の付随業務

データ入力・集計会社に依頼する業務は単純にデータを入力する以外にも様々あります。
アイミツCLOUDに掲載されている情報をもとにどんなことが依頼可能なのかを見てみましょう。
※集計関連はこちらをご覧ください。
データスキャン
デジタルデータではないデータをスキャンしデータ化する作業です。
このデータをもとに文字情報に変換する、必要な形式で保管することが可能になります。
OCR
入力原票、原稿などをスキャンし、文字部分を画像データから文字データに変換処理し、
テキストデータを作成することをOCRと言います。
文字画像をデータに変換することで手入力による誤植などを防ぐことが可能です。
 
データクレンジング
「データを浄化する」という意味になりますが、重複や表記の揺らぎを洗い出して、
削除・修正などを行う作業になります。
・登録が重複していた
・2件が若干異なった表記で重複していたので気づかなかった
 (半角スペースがあるものとないもの・旧漢字と常用漢字など)
などを防ぐことができます。
※よく似ていて少し異なる「名寄せ」とは?
名寄せの場合は、データ元が複数あって統合する際などに用いる言葉です。
既存データと新規に取得してデータとで統合したい、けれどもリスト元が異なるので、
表記が揺らいでいる…
そんな時はルールを定めてデータを統一する必要があります。
その際に行う作業が「名寄せ」(名前を寄せる)です。
手作業でExcelなどを用いて行うのが難しい場合、名寄せツールを活用するようにしましょう。
 
DM発送代行
入力したデータ先へとDMを発送する作業を依頼します。
例えば
・顧客名簿を入力し、カタログを発送する
・応募ハガキの集計を取り、集計先へと抽選結果を送付する
・健康診断結果を入力し、受診者へと通知する
などが可能になります。
 
コールセンター対応
入力した情報について、電話での対応が必要な場合もあるでしょうし、
電話応対した内容を入力していくことが必要な場合もあるでしょう。
そのような場合はコールセンター業務を引き受けることができる企業へと依頼すれば、
まとめて対応が可能になります。
 
事務局代行
こちらは応募者への対応・アンケートの集計などが必要な場合に必要となってきます。
例えば、
・PR活動の一環として商品発送を伴うキャンペーンを開催し、事務局として管理が必要
・ネーミングや川柳、イラストなど募集を行い、集計・選出・結果発表が必要
・大規模な催し物を開催するためにメディア対応事務局が必要
など、何か開催する場合には事務局としての対応窓口が必要不可欠です。
小規模であれば社内対応も可能かもしれませんが、大々的になればなるほど、
「事務局」が必要になり、外部へ依頼する方が多くなってきます。
この時、データの入力・集計を行う企業が事務局も代行できるのであれば、
まとめて一括で依頼することが可能になるでしょう。

データ集計について

1. データ集計の種類

単純集計
単純集計はシンプルな方法で、集計の基本とも言える方法です。
単純集計では、各質問ごとに回答した人数と比率、平均値などを求めます。
例えば、好みの商品を選ぶ質問に対し「商品A」「商品B」など選択肢を用意して選んでもらう
シンプルなアンケートに適した集計方法です。
商品Aは何人、商品Bは何人、といったように、単純な人数を数えます。
全回答者に対し、商品A(商品B)と答えた人の割合は何%であったのかも割り出します。
アンケートの全体像を把握するためにも取り組んでおきたい方法です。
 
クロス集計
クロス集計とは、単純集計で出た数値を複数の視点から分析する時に使える方法です。
例えば、多くのマーケティング担当者は「商品Aが好き」と回答した人に
どのような年齢・性別などの傾向があるのか知りたいものですが、
クロス集計であれば、単純集計の結果とその他の要素の掛け合わせによって分析できます。
商品Aが好きと回答した人を更に細かく、
「女性20代」「男性30代」「女性既婚」などの項目に分け、
回答した人の数や割合を集計するものです。

2. データ集計の付随業務

グラフ作成
その名の通り、グラフの作成を依頼することです。
例えば、作成したデータを資料に取りまとめたい場合など、
グラフ状になっていればそのまま使うことができますよね。
グラフの作成まで依頼可能な場合がありますので、相談をしてみてください。
 

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