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企業データ取得を外部へ依頼する際の成功のコツ

このページでは、企業データ取得を外部へ依頼する場合の成功のコツをご紹介します。
失敗例と注意点も解説しているためぜひご覧ください。

企業データ取得を成功させるには

「企業データ取得を成功させる」とは、
・取得したデータが利用可能なものである
・取得したデータによりトラブルを生じさせない
ということではないかと思います。
利用可能なリストを取得する・トラブルを生まないためには、何に注意するべきなのでしょうか。

利用可能なデータを取得するために

1. 更新頻度を確認しましょう

いざ取得したデータのリストに営業をかけたら電話が繋がらない・廃業していた…
それでは、使えるデータとは言えないでしょう。
成果を出せるリストは「企業へ繋がる・担当者と話ができる」リストです。
データの更新頻度は必ず確認しましょう。

2. 重複を防ぐようにしましょう

こちらは「繋がらない」とは異なり、
既に連絡していた先にご案内し「先日電話いただきました」と言われてしまった…
というミスを防ぐために重要です。
データを大量に扱う場合、別担当のリストにも載っていた・重複に気づけなかった
などの事態も発生することがあります。
・ダウンロードデータであれば、重複がないかチェックしてから活用する
・データクレンジング*機能があるサービスなら活用する
など重複を防ぐ手立てを考えましょう。
 
*データクレンジングとは
「データを浄化する」という意味になりますが、重複や表記の揺らぎを洗い出して、
削除・修正などを行う作業になります。
これを行うことで、
・重複して連絡をしてしまった
・2件が若干異なった表記で重複していたので気づかなかった
 (半角スペースがあるものとないもの・旧漢字と常用漢字など)
などを防ぐことができます。
この作業は取得データを連携ツールに統合する際にも必要です。
例/
・SFAに登録されている電話番号表記はxx-xxxx-xxxxという表記だが、
取得したリストには(xx)xxxx-xxxxという表記が混ざっているので統一して重複を避けたい。
・MAを使ってメールを送信したいが、既存データと重複して2通送るのは困る。
 登録名称との整合性を判断し重複を防ぎたい。
など
 
※よく似ていて少し異なる「名寄せ」とは?
名寄せの場合は、データ元が複数あって統合する際などに用いる言葉です。
既存データと新規に取得してデータとで統合したい、けれどもリスト元が異なるので、
表記が揺らいでいる…
そんな時はルールを定めてデータを統一する必要があります。
その際に行う作業が「名寄せ」(名前を寄せる)です。
手作業でExcelなどを用いて行うのが難しい場合、名寄せツールを活用するようにしましょう。

3. 情報量・データの形式を確認しましょう

・データを取得したものの、必要情報が載っていない
・ダウンロードデータの絞り込みができない
などにも気をつけなければなりません。
もし、上記のような状況であれば
・改めて今手元にあるデータの企業名を検索したり、電話番号検索をしたりして、
足りていない情報を補う
・データをExcelやシステムで管理し直し、そこから絞り込みをかける
などを行ってからでないとリストとしては機能しないでしょう。
元々そのつもりで一次情報として収集したのであれば別ですが、
すぐに営業に利用したいと思っていた場合は思わぬロスになります。
結果、自社で調べるのと手間がかからない…ということもあり得ますので、
必要な情報が載っているのか・使用したい状態で取得可能なのかを確認してから取得しましょう。
 
尚、上記のような状態でも、「対象を探し出すための素材」としては有効です。
無料・格安で手に入れて、そこから探し出す、という想定であれば活用できるかもしれません。

トラブルを防ぐために… 企業情報ではなく個人情報の取得は要注意!

法人データを取得する場合は当期に記載されているものなど、問題がないことが多いですが、
個人情報は「個人情報保護法」に抵触するものがあります。
こちらにも記載した通り、経営者情報も2022年秋から開示に制限がかかるなど、
個人情報の取り扱いについては今後より一層厳しくなるでしょう。
思わぬトラブルとなった時に被る損害は多大です。
違法性がないかを確認してからデータを取得するようにしてください。
プライバシーマーク付与事業者の違反について
もし、貴社事業者がプライバシーマークの付与を受けている場合は、
「個人情報」の取り扱いに違反すると、多大な影響があるということを理解しましょう。
 
プライバシーマーク付与事業者は個人情報の取扱いにおける事故を防ぐ必要があります。
従業員の事故防止に努める必要がありますし、
万が一の事故の際の罰則を規定しておくこと・事故発生時の報告義務もあります。
改善策・再発防止策を改善報告書として作成・提出する必要も科され、
更新審査の際に再確認されることにもなるのです。
違法性のないデータを取得する・出どころの怪しいデータや個人情報に手を出さない
など気をつける必要があるでしょう。
 
参考:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
 

いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです!
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