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オフィスデザイン・移転を発注する手順とスケジュール
このページではオフィスデザイン・移転を外部へ依頼する際の流れを解説していきます。
是非、流れを把握してスケジュール作りの参考にしてください。
オフィスデザイン依頼するのに必要な期間とは
オフィスデザインを外注したときに必要な期間を解説していきます。
・オフィスを移転する場合
・既存オフィスの内装のみ依頼する場合
自社の予定に合わせてそれぞれに必要な期間を確認していきましょう。
＜オフィスを移転する場合＞
オフィスを移転する場合に、必要だと考えられる期間は約半年から1年です。
問い合わせをしてすぐに即デザイン作りができることは少なく、
オフィスの移転先候補や移転の経緯、目的について細かくヒアリングを行う必要があります。
工期・納期が延びてしまう可能性もあるため、希望時期の1年以上前には相談しておきましょう。
また、現段階では具体的でない場合、長期目線で対応してくれる企業へ相談すると良いでしょう。
＜内装デザインのみ依頼する場合＞
内装デザインのみ外注する場合、必要期間は一般的に1ヵ月前後といわれています。
※ご依頼内容によって大きく変動があり得ます。
＜短期間で済む可能性が高いもの＞
・レイアウト・デザインのみ変更
・オフィス内にある什器・家具を活用する場合
＜長期間を見込んでおいた方が良いもの＞
・大規模なレイアウト変更
・カーペットの交換など搬入出が多い場合
通常業務に影響を受けないように対策をする必要もあるため、
繁忙期や異動タイミングなど自社のペースも鑑みて、余裕を持って取り組みましょう。
オフィスデザインを依頼する際のスケジュール
オフィスデザイン依頼の具体的な流れ
ここからは、必要なスケジュールの流れを細かく分けて紹介していきます。
どのような工程で進んでいくのか、自社のスケジュールに置き換えて考えてみましょう。
1. ヒアリング
まずは打ち合わせを設け、依頼内容の細かなヒアリングを行っていきます。
オフィスの移転・増設の経緯、希望するデザインについてなどお伝えしましょう。
今のオフィスの問題点・使いにくさなども、遠慮なく伝えておくことがおすすめです。
課題や理想を共有することで、満足度の高い形を提案してもらえるでしょう。
2. 見積り・契約
どの程度の費用がかかるか、予算や期間が自社のスケジュールに収まるか確認しましょう。
見積もり取得時は、デザイン費用の他、工事・施工費用も細部まで算出してもらってください。
似たようなデザインでも、通信設備工事、内装素材等で費用が変動するため、検討中のデザインごとの見積もりを比較してみましょう。
3. 現地調査・分析
オフィスデザインや内容工事を施工する場所の現地調査・分析を行っていきます。
賃貸の場合は、所有主や管理会社も参加し、細かな質問や採寸に対応してもらう調査も必要です。
・現地調査で動かせない柱やエレベーター、契約上できないことなどをチェックする
・想定していた動線が可能なのか、より良い配置があり得るのではないかもチェックする
新たな発見や問題点の確認にも欠かせない作業です。
正確な図面があっても複数回足を運んでおきましょう。
4. デザイン決め
具体的なオフィスデザインを決めるため、設計書・図面づくりのフェーズに移ります。
ヒアリングと現地調査を反映させて決めていきますが、気になる点も伝えてください。
また、理想とするオフィスに近い事例があれば、こちらも貴重な材料です。
自社の社員からも理想のオフィスを聞いておくなど、イメージに近いデザインを目指しましょう。
デザイン図面を持参して再度現地調査に行き、配置シミュレーションを行うのも効果的です。
5. 日程調整
見積もりやデザインが決定したら、具体的な日程を調整していきましょう。
移転や新設後について、所有主や管理会社と相談し、着工日を確定させます。
また、実際の工期、完成日、オフィス移転日なども確認します。
この時、万一の遅れなども見込み、余裕を持ったスケジュールで調整していきましょう。
日程調整が完了したら社員への周知するなど、実務に影響がないよう心がけてください。
6. 工事
着工日がきたら、実際にオフィスの工事がスタートします。
着工してからのデザイン変更は困難なため、
気になることはこの段階までに納得できるまで話し合いを重ねることをおすすめします。
＜施行中の確認も忘れずに＞
施行中も、事前に確認していた通りに工事が進んでいるのかを定期的に確認しましょう。
工事範囲にもよりますが、全面的に工事をする場合、
スプリンクラー・消火栓などの消防設備工事や、外壁・看板などを整える工事も行います。
これらを含む場合は、滞りなく必要設備が整っているか、チェックするようにしてください。
また、オフィス家具やレイアウトも想定通りなのかを確認しましょう。
7. 品質検査
完了後、施工品質や作業工程が間違っていなかったのかを確認する検査を行っていきます。
オフィスデザインの担当者、現場監督などでこの作業を進めます。
・内装仕上げ面の施工確認
・建具類の動作確認
・パーテーションが倒れてこないか
・消防設備が適切に設置されているのか
などの安全面も含めたチェックが一般的です。
また、図面通りの採寸になっているかなどもこの時合わせてチェックしてくれます。
8. 引き渡し
無事に工事・品質検査を終えた後は、オフィスの引き渡しを行っていきます。
引き渡しのタイミングで、オフィスのカギやセキュリティキーの受け取り、
ここでオフィスデザイン会社や施工会社が関わるスケジュールは終了となります。
お引き渡し時に、所有主や管理会社に改めて挨拶し、円滑な関係を築けるような配慮も必要です。
オフィス移転を依頼する際のスケジュール
オフィスの移転については
移転先選び・現在のオフィスの原状回復・移転に伴う諸手続きなどが発生します。
オフィスの引越しの際には、しっかりとスケジュールを作成して備えることが大切です。
ここからは、オフィスを移転する場合のスケジュール例を時間軸で紹介します。
6ヵ月前
オフィス移転の6ヵ月前には、以下の作業を行います。
・オフィスの解約手続き・原状回復工事の計画づくり
・移転先の物件の選定
オフィスの移転が決定している場合は、3〜6ヵ月前に解約を通知するのが一般的です。
また、原状回復工事は契約期間内に行う必要があるため、早めの進行を心がけましょう。
＜移転先の物件を選ぶ際には＞
オフィスの選定には大きく分けて３つの要点があります。
それは、立地・ビル・賃貸条件です。
せっかくの移転ですから、便利なビルに引っ越したいですよね。
社員の通勤が楽になったり、役所や公証役場などが近くにあると便利ですよね。
また管理会社により対応も異なるので、評判のいい会社であればトラブル時などにも安心です。
4ヵ月前
オフィス移転の4ヵ月前には、以下の作業を行います。
・新オフィスのレイアウト作成
・不要なオフィス家具、什器の洗い出し
・移転先で使用するオフィス家具、什器の選定
レイアウト作成はオフィスデザイン会社へ任せるというのも選択肢の1つです。
また、移転先で既存のオフィス家具を使用しない場合は、不用品処理の準備も進めましょう。
3ヵ月前
オフィス移転の3ヵ月前には、以下の作業を行います。
・オフィス移転の依頼先選定（見積もり・発注）
・社内への情報共有
この時点でオフィス移転の実施がほぼ確定するため、社内にもその旨を通知しましょう。
1ヵ月前
オフィス移転の1ヵ月前には、以下の作業を行います。
・移転に関するマニュアルの作成、社内周知
・全体スケジュールの確認、社内周知
・梱包作業
・各種届出の提出（住所変更届など）
・取引先への移転通知を発送
・移転先の住所を記載した名刺の作成手配
最適なタイミングはオフィスの事情・オフィスの規模によって異なるものの、
1ヵ月前から少しずつ進めていくのがおすすめです。
会社名義で契約しているサービスがある場合は、契約先への連絡を忘れないようにしましょう。
移転後
移転後は諸手続きが発生します。諸手続きの内容と、各提出期限については
こちらで解説をしております。ぜひ参考にしてみてください。
オフィスデザイン移転の手続きで確認すべきこと
オフィスの引越しはやることが多く、担当者のやる気と元気をそぎ落としていきます。
また、頻度が少なく、何をしたら良いのかわからない…という方も多いのではないでしょうか？
そんな悩めるオフィス移転担当者の負担を少しでも減らすため、ポイントをまとめました。
少しでも参考になれば幸いです。
1. 現オフィスの契約条件の確認
オフィス移転が決まったら、何よりも先に現オフィスの解約条件・方法を確認しましょう。
「解約期間が長くて空家賃が発生してしまった」「原状回復費用が予想より高くかかった」など、
解約事項を確認せず移転先のオフィスを先に契約してしまうとトラブルを生みかねません。
移転を決めるより先に、まず現在のオフィスの契約事項に目を通すようにしてください。
＜チェック項目＞
以下の項目は移転を決めたらまずはじめにチェックしましょう。
□賃貸契約書の内容確認
□解約予告期間
□敷金・委託金返却時期
□原状回復条件（どの程度まで原状回復するか）
□原状回復
□大家側の指定業者はあるか？
□ない場合は、目星をつけてあるか？
□費用の目安
など
2. オフィス選定
オフィスの選定には大きく分けて３つの要点があります。
それは、立地・ビル・賃貸条件です。
せっかくの移転ですから、便利なビルに引っ越したいですよね。
社員の通勤が楽になったり、役所や公証役場などが近くにあると便利ですよね。
また管理会社により対応も異なるので、評判のいい会社であればトラブル時などにも安心です。
＜チェック項目＞
オフィス選定のチェック項目は細かく書けばキリがないのですが、下記参照ください。
□立地
□社員の通勤時間や取引先との位置関係
□周辺環境（駅へのアクセスや公共機関からの距離など）
□ビル
□管理会社
□共用スペース（ビル受付やエレベーターのスムーズさなど）
□設備（空調や駐車場など）
□日曜・祝祭日の使用条件□賃貸条件
など
3. 新オフィス賃貸借契約
住宅と違いオフィスの賃貸借契約は複雑なため、細心の注意が必要です。
重要事項説明を受けてもすぐサインをするのではなく、
疑問点は不動産業者に確かめ、内容を理解した上での契約するようにしましょう。
＜チェック項目＞
特に注意すべき事項は以下のとおりです。
□申込み審査
ビルの貸主によって審査基準は様々です。
貸主審査が厳しい場合は不動産業者と相談して対策を考えましょう。
もちろん、審査が厳しくない場合は申し込み書類だけで通る場合もあります。
□契約
□賃料の支払期日
□更新について
□原状回復条件
□解約予告期間
□敷金等返却時期
など
4. 新オフィスのデザイン・設計
新しいオフィスが決まったらオフィスデザイン・レイアウトを決めていきます。
レイアウトにより、持っていく家具や新しく買わなくてはいけない什器なども検討しましょう。
また、配線関係もある程度ここで決め、工事の見積もりの確認も行います。
＜チェック項目＞
特に注意すべき事項は以下のとおりです。
□一人あたりのデスクサイズ
□必要設備や備品のチェック
□購入する備品の選定
□内装工事見積もり
など
5. オフィス移転手続き
オフィスの場合は移転手続きの数も多くなります。
住居と異なる手続きも多く、慣れていないと複雑です。
抜け漏れなく手続きを済ませましょう。
＜オフィス移転手続きに関わる機関＞
□官公庁
□消防署
□郵便局
□警察署
□法務局
□税務署
□都道府県税事務所
□社会保険事務所
□労働基準監督署
□公共職業安定所
□NTT
□金融機関
□定期的に利用しているサービスや購入している商品がある会社
□リース会社
□取引先
※官公庁などでの手続きの他、お得意様への移転案内状を出すこともお忘れなく。
6. 各種業者選定
移転の際には様々な専門業者と契約をしなくてはいけません。
忘れてしまうと移転後の業務に差し支えるため、抜けのないようにしましょう。
＜オフィス移転に関わる各種業者＞
□引越し業者
□電話・ネット回線業者
□OA移設専門業者
□内装業者
□原状回復業者
7. 引越し作業
引っ越しについても事前に下記項目の確認事項を忘れないようにしましょう。
＜オフィス移転に関わる各種業者＞
□スケジュール最終確認
□荷物用エレベーターの確認
□作業可能時間の確認
□移転マニュアルの作成
□移転説明会の実施
□社内の作業割り当て
□ビル管理者との打ち合わせ
□残留物・廃棄物リスト作成
□荷物用エレベーターの確認
オフィスデザイン・移転のスケジュールを組む際のポイント
ここからは、オフィスデザインのスケジュールを組む際のポイントを紹介します。
新オフィスだけではなく現在のオフィス・通常業務にも配慮してスケジュールを設定しましょう。
原状回復義務の有無を確認
移転の場合は、現在のオフィスを引き払わなければなりません。
現在使用しているオフィスを引き払う場合は、予め原状回復義務の有無を確認しておきましょう。
原状回復とは、物件を借りる前の状態に戻すことです。
基本的に賃貸契約書もしくは重要事項説明書に原状回復の必要性について記載されているため、
移転を検討し始めた・デザイン会社へ相談を始めたタイミングでの確認をおすすめします。
万が一見逃してしまっていた場合、原状回復工事のために追加で借り上げる必要があるなど、
追加コストが発生する可能性があり、注意が必要です。
余裕のある計画を立てる
オフィスデザインの外注スケジュールを組む場合は、予備期間を設けましょう。
できる限り短いスケジュールで外注を進めていきたい、という気持ちもわかるのですが、
最低限半月～1ヵ月程度の余裕は設けておきましょう。
例えば、追加工事や補修工事が入った場合に、スケジュールを圧迫せずに済みます。
尚、引っ越し期間にも余裕を設けておけば、
業務の手を止めることなく段階的なオフィス移転を実現できるためおすすめです。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！