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オンライン秘書に依頼する手順
オンライン秘書会社を利用する場合、どのような手順で依頼するのでしょうか。
依頼の流れを見てみましょう。
オンライン秘書を依頼する際の流れ
オンライン秘書を依頼する場合は、以下のような流れで進めていきます。
＜依頼の流れ＞
- 依頼内容の明確化
- 依頼先選定
- 問い合わせ・見積もり取得
- 商談
- トライアル
- 契約
- 依頼開始
- 納品
- 定例会議
1．依頼内容の明確化
まず依頼前に社内整理を行いましょう。
・オンライン秘書に依頼したい業務 ・依頼したい業務のフロー整理
・現状の課題は何か ・依頼の目的は何か ・どのような成果があれば依頼成功となるのか
・オンライン秘書に求めるもの
など、事前に社内で深掘りしておくようにしましょう。
また、作業手順などについては、
もし手元にワークフローやマニュアル、現在の対応がわかるものなどがあれば、
ご依頼時点で提示できるように準備を進めておきましょう。
この部分がないまま、ぼんやりと依頼してしまうと
・思った成果物が出来上がらない
・想定していた依頼工数とずれてしまった
など、「こんなはずではなかった」という事態に繋がりかねません。
企業選定前に予め社内の整理を行うようにしてください。
2. 依頼先選定
オンライン秘書サービスを行っている会社を選定していきます。
・依頼業務の性質とオンライン秘書会社の特徴が合うもの
・コスト面で予算を著しく超過することがないもの
など、基準を設けて選定していくようにしましょう。
3. 問い合わせ・見積もり取得
ある程度気になる企業が出てきたらお問い合わせをします。
この際に、依頼したい内容を整理しできるだけ明確に共有できるようにしましょう。
何を依頼したいのかだけでなく、
・どれくらいの作業をいつまでに行って欲しいのか
・現状社内で困っていることは何なのか
など社内整理をした際に明確にしたものを、提示したいですね。
また、伝えた内容に実際との相違があると見積もりに大きな乖離が出てしまうので
イレギュラーが発生しそうな場合(土日にも依頼したい・作業量が流動的など)などがあれば
それも明確に伝えてください。
4．打ち合わせ
いくらか気になる企業が絞れたらその企業と打ち合わせを行います。
初動段階で伝えた内容を更にヒアリングされ、
そして作業工数やプランについて提案をしてくれることになりますので、
正確に現状・業務についての相談を行うようにしましょう。
この打ち合わせの際は、オンライン秘書側は窓口担当となる方が対応してくださいます。
オンライン秘書との橋渡しをする大切な役割に当たります。
この方とのコミュニケーションが円滑でない・明確に話が通っていないと、
オンライン秘書の作業成果もミスマッチしてしまうでしょう。
できる限り正確に把握している内容を開示し、そしてわからないことは調べて伝えるなど
真摯に取り組みましょう。
その上で算出された作業工数・プランを元に再度どの企業へ依頼するか検討します。
5. トライアル
打ち合わせの後、トライアルの実施が可能な企業についてはトライアルを試してみます。
打ち合わせの内容をもとに、窓口担当者は貴社に合うオンライン秘書を紹介してくれるでしょう。
この期間に依頼したい業務を実際に遂行してもらい、想定している成果物が納品されるか、
作業時間数に大きな差異がないかを体験できます。
この段階で想定と大きく異なる場合は、作業数の見直しを行うか、別の会社を探しましょう。
6. 契約
トライアルを行って納得ができるものであったら、または、トライアルがなかった場合は、
正式に契約を結びます。
契約を行ったら改めて初回業務に向けて打ち合わせを行います。
トライアルを行った場合は、その成果についてと今後の変更点・改善点なども打ち合わせます。
スタートの段階では担当窓口と複数回のやりとりが発生するでしょう。
徐々に慣れてきたら必要が発生した時や定期報告時のみになることもあるので、
この初動の段階でできるだけ相互理解を深められるようにしてください。
7. 依頼開始
契約を結び、担当者とやりとりが完了したらその後は実際にオンライン秘書が作業を進めます。
回答が必要な質問が発生したり、業務に滞りがでていそうな場合は速やかに回答しましょう。
オンライン秘書は業務を時間単位で換算してこなしていますので、
待機時間分が計上されてしまうこともあります。
無駄なく効率よくこなしてもらえるよう、依頼時・契約時の打ち合わせはとても大切なのですが、
更に業務後の質問なども速やかに対応できるよう、初動は体制を整えておきましょう。
8. 納品
依頼した業務が完了すると、成果物が引き渡されます。
納品された成果物について、修正が必要でないかすぐに確認するようにしましょう。
万一、修正が必要な場合はすぐに担当者へと相談するようにしてください。
長期契約の場合は、都度依頼・納品を繰り返すだけでなく、
定期報告・定例会議などのフォローを行ってくれることがありますので、
気になる点や今後の依頼についてなど積極的にコミュニケーションを取るように努めましょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！