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オンライン秘書に依頼する際の成功のコツ
このページでは、オンライン秘書への依頼を成功させるコツ・注意点について解説しています。
ぜひ参考にしてみて下さい。
オンライン秘書への依頼を成功させるには
オンライン秘書を利用する際に、どのような点に注意すべきなのでしょうか。
3つのポイントをご紹介いたします。
1. 依頼前に業務量・工数を把握する
オンライン秘書の依頼は1時間◯円という時間単価での依頼が多くなります。
詳細はこちらのページをご覧ください。
そのため、依頼前に、依頼業務量・工数を正確に把握することはとても大切で、
この工数把握時点でずれが生じてしまっていると
プランが合わない・超過料金が発生した、などのトラブルになりかねません。
まずは、依頼する業務・依頼できたら助かる業務・依頼しない業務を明確に分け、
その時間数を把握しましょう。
・社内の現在の業務遂行者がどの業務をどの時間数でこなしているのか
・工程はどれくらいあるのか・難易度はどれくらいなのか
・それは新しく依頼する方が行う場合どれくらいの時間が必要なのか
を算出します。
この時、多かれ少なかれズレは生じるものなので、大きくズレてしまったときに、
・超過にならないよう自社で行っても支障が少ない業務
・余剰時間ができた時に他にも頼めるなら頼みたい業務
などを同時に検討しておくと無駄が生じません。
それでも業務量が変動する・想定とずれてしまった、といった時の場合に備え、
余剰時間を繰り越せるのか・超過の場合いくらで依頼できるのかも確認しておいてください。
一旦社内で上記想定を行なってから、ご依頼前の商談時点で作業ボリューム・工程を相談します。
実際のオンライン秘書が作業をする前に、担当者に時間数の分析をしてもらいましょう。
その後、正式なご依頼になった後、業務スタート前のヒアリングでより詳細を詰めることに
なりますが、契約前に確認を行っておくと齟齬が少なくて済むでしょう。
＜大きなズレを生まないために＞
依頼してみて初めて気づくことや、想定外のことも起こりうるものです。
トライアル期間があるならトライアルを活用し、トライアルがないのであれば、
まずはスモールスタートを行うようにしましょう。
2. 依頼内容・依頼目的をしっかり伝える
オンライン秘書に業務を依頼したいと検討される際は
「業務効率化」「コア業務への集中」「精度向上」など自社の目的があって検討されますよね。
その目的部分を明確に伝えた方が良いでしょう。
例えば
・現在までどのような方法で対応してきたのか
・自社で賄っているあるいは他の企業へ依頼してきた中で何に困って依頼を検討したのか
・何をゴールとしているのか、オンライン秘書に何を求めているのか
これらが明確であれば、オンライン秘書側も取り組みやすくなります。
また、同時に依頼する業務の内容・フローについても明確にお伝えする必要があるでしょう。
現在の業務を見て、改善点があれば改善提案やワークフローの見直しができるかもしれません。
そして変更してはいけない部分・取り扱いに注意する部分なども把握してもらえるでしょう。
この情報共有が曖昧であると、「思っていたものができあがらなかった」「自社でやった方が」
といった残念な結果につながることもあります。
それだけでなく、万一納品されてから修正が必要となれば、
修正分の費用支払いが発生してしまったり、自社でやり直しになったりすることもあります。
それでは本末転倒ですので、事前共有は明確に丁寧に行ってください。
＜もしも自社のワークフローが確立されている場合は＞
例えばワークフローを記したものがある・マニュアルを用意している場合は、
オンライン秘書ご依頼時にその資料を提示しましょう。
依頼時点で共有がなされていれば、想定と大きく外れたやり方で作業されてしまった、などは
発生を大きく減らすことができるでしょう。
その上で対応を変えなければならない・変えた方が良い部分はすり合わせを行ってください。
3. 品質に関して安心できる会社を選ぶ
オンライン秘書に依頼する上で重要なことは「品質」です。
いくら安価に依頼が可能であったとしても、品質が悪いとなると、修正依頼を行ったり、
最悪の場合は自社でやり直しや再度別の業者へ依頼することになったりかえって割高になります。
品質についてはとても大切になりますので、
必ず事前トライアルやスモールスタートでの品質確認を行うように努めましょう。
＜個人・フリーランスの方への依頼について＞
個人やフリーランスで業務を請け負ってくれる方もいます。
個人の方を探して業務を依頼する方法もあるでしょう。
しかし、「品質」そして「セキュリティ」については入念に確かめる必要があります。
オンライン秘書に会社を介して依頼するのとは違って、
個人・フリーランスの方との取引では間に入ってくれる・保証してくれる企業がありません。
割安に依頼できても品質が悪かった・再度やり直しが必要となっては元も子もないですし、
万一情報漏洩事故などを起こした際は割高になるでは済まなくなるでしょう。
4. 担当者とのコミュニケーションが円滑であるか確認をする
ご依頼の際には、直接貴社と会話をする窓口担当となる方がいて、
その方が貴社の依頼業務について・要望についての詳細をヒアリングします。
その方から担当オンライン秘書へ依頼内容や対応方法・納品方法などを伝えて進めていくので、
この方とのコミュニケーションが円滑でないと、依頼が成り立たないとも言えるでしょう。
初回のご相談の際に担当者と話をした際の感触・その後のご提案などで
おおよそ相性や貴社の業務への理解度がわかる部分があるかと思います。
もし、依頼先を複数社迷っているのであれば、この際の感触を大切にするようにしましょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！