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入退室管理システムを発注する際の成功のコツ
入退室管理システムの導入後に起こりがちなトラブル
まずはOA機器を導入した後に起こりがちなトラブルを3つご紹介します！
1. 取り付け工事や原状回復時のことを確認していなかった…
1つめは導入後・撤去時などでの工事費用や工事方法の確認を怠っていたケースです。
導入時は、「設置」が必要ですが「初期費用」として下記工事の費用がかかることがあります。
・取り付け工事
壁や扉などに施工する必要がありますが、設置数・ドアのタイプによっても費用が異なります。
・配線工事
配線の距離や分配などにもよって費用が変わってくるでしょう。
＜取り付け工事不要タイプ＞
製品によってはそもそも取り付け工事が不要な場合があります。
例えばキーの開錠・施錠が必須でないのであれば、入退室の管理ができれば良いので、
そのような取り付け工事不要タイプを選ぶのも一案です。
工事が必要な製品でも、メーカー・プランによっては取り付け工事を含むものがあります。
導入したい製品が工事必須の場合は事前に工事費用を確認しておくようにしましょう。
気をつけたいのは導入時のことだけでなく、オフィス退出時の原状回復費用です。
例えば壁やドアに取り付ける・配線が必須の製品を利用していた場合、
オフィスを退去する時に除去しなければなりません。
導入時は撤去時のことまで考えていなかった…といったトラブルを招かないように、
必ず事前に確認しておくようにしましょう。
2. 他のシステムと連携できない…
必ずしもシステムと連携できるわけではないので注意しましょう。
例えば
・A社の製品は労務管理システムと連携ができるが、監視カメラとの連携はできない
・B社の製品はセキュリティシステムとの連携が図れるが労務管理には向かない
など、それぞれに特徴がありますので、自社の目的・課題などを事前に整理し、
優先順位をつけて検討するようにしましょう。
尚、今すぐでじゃないが先々、オフィスの別部門も連携したい・増床の予定がある場合などは、
将来の想定も含めて、メーカーに確認をするようにしましょう。
3. エラーが頻発して入室できない…
これは生体認証などでよくあるトラブルですが、
機器のエラーが頻発し、対応する管理者の業務に支障をきたしてしまうケースです。
セキュリティが高度になればなるほど、システムは複雑になります。
場合によっては本人と認められず入室ができなかった・エラーが頻発してしまう、
そのようなこともあるでしょう。
もし、高度なシステムを導入する場合は、エラー率や想定されるトラブル例を確認し、
納得をしてから選ぶようにしましょう。
4. 法定耐用年数を考慮してなかった…
意外な盲点となりがちなのが「法定耐用年数」です。
入退室管理システムなど、セキュリティに関する設備には、法定耐用年数があります。
法定耐用年数は、経費として認められる「減価償却費」を算出するために用いられます。
入退室管理システムの場合は6年と定められているようです。
経費での購入の際は法定耐用年数を念頭に置いて選ぶようにしましょう。
尚、製品が安全に利用できる期間としての耐久年数 と、法定耐用年数は異なります。
「耐用年数」は各メーカーにて決められているので事前に確認することが大切です。
※耐用年数の範囲内でも、メンテナンスや保守を怠らないようにしましょう。
5. ランニングコストが負担になってしまっている…
入退室管理システムによって、契約方法やランニングコストは異なりますが、
想定以上の負担になることもあるようです。
・導入時点では保守・運用にかかる費用を甘く見越していた
・クラウド型サービスで、想定以上のユーザー数になってしまって月々のコストがかさむ
などは積み重なると大きな負担になります。
必ず事前に予算と利用想定を基にシミュレーションを行ってから導入するようにしましょう。
5. 消耗品代がかさんでしまう
こちらは特に複合機・コピー機で起こりやすいのですが、
リースによってOA機器を導入する場合、消耗品の代金に注意しましょう。
印刷に必要なトナーについては思わぬ出費となりかねません。
複合機・コピー機の契約ではカウンター方式、トナーキット方式の2種類の契約方法があります。
カウンター方式：毎月の基本料＋印刷枚数に応じた料金を支払う方式
トナーキット方式：契約先からトナーキット（印刷に使うインクセット）購入し、
トナーキットを使い切るまでの期間が保守契約期間となる方式
後者の場合、月の途中でトナーキットを使い切ってしまうと、新たに購入しない限り、
トラブルが生じても修理やメンテナンスを受けることができません。
トナーキットの価格は、メーカー純正の製品でおおむね1万5,000円～2万円ほど。
印刷枚数が多い場合や書類の印字率（印刷する文字・画像の密度）が高い場合は
トナーの消耗が激しくなり、購入費用が大きな負担になることもあります。
入退室管理システム導入の失敗・トラブルの原因
上で述べたような導入失敗やトラブルには、どんな原因が考えられるのでしょうか？
1. 事前のリサーチ・シミュレーション不足
1つは事前のリサーチ・シミュレーション不足です。
導入を焦り、設置場所や工事、導入後のことなどを確認せず契約をしてしまうと、
機器の導入後に想定していなかった手間やコストが生じてしまいます。
また、利用目的や利用人数にマッチしない契約方法を選んでしまうと、
導入費用が割高になったり、ランニングコストがかさんでしまったりすることもありえます。
事前にしっかり調べ、比較検討してから依頼するようにしましょう。
- セキュリティ面で気を付ける点があれば探して書きたい…
いかがでしたでしょうか。
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