☝️
イベント企画を発注する際の成功のコツ
イベントの成功は、イベント企画会社の選び方で左右されると言っても過言ではありません。
そこでこのページでは、イベント企画依頼の成功のコツをご紹介します。
失敗事例と注意点も解説しているためぜひご覧ください。
イベント企画依頼を成功させるには
イベント企画を依頼する場合、
・イベント企画会社が手掛けるサービス内容や得意な分野を把握する
・自社に合った会社を選択する
この2点が成功のコツと言えるでしょう。
自社に合うイベント企画会社を選ぶため、まずは意識するべきポイントを解説します。
イベント企画会社の得意分野を確認する
求める分野のイベント企画を得意としている会社を選ぶと良いでしょう。
とりわけ社外イベントの場合、新規顧客の獲得やPRを目的としているケースも多いため、
高い効果が得られるイベント企画会社の選択が重要です。
一口にイベント企画会社と言っても、それぞれ得意分野が異なりますので、
過去の実績を参考にする・強みを確認するなどして選定するようにしましょう。
自社の魅力や商品・サービスのメリットをより多く伝えるためには、
開催したいイベント企画を得意としている会社の選択が、成功への第一歩と言えるでしょう。
イベント企画会社の対応範囲を確認する
イベント企画会社が対応しているサポート範囲はさまざまです。
自社に合う対応範囲の企業を選びましょう。
トータルサポートが得意な会社：企画から制作、運営、そして撤収作業までの依頼が得意
特定の分野を専門に扱う会社：企画立案が得意・設営運営が得意など特定の分野が得意
上記のように、企業によって得意不得意があります。
イベント企画会社に何を求めるのか、求めるサポート内容を明確にしておく必要があるでしょう。
＜求める内容別 選定の例＞
会場手配や運営に不安を感じる場合：
幅広い分野をサポートしてくれる会社に一括して依頼するのがおすすめ
運営は自社で行いたいが企画立案をサポートしてほしい：
高い企画力・提案力に強みを持つイベント企画会社に依頼をするのがおすすめ
イベントのジャンル別に注意すべきポイント
イベント企画にはさまざまなジャンルがあります。
ジャンルごとに注意すべきポイントや把握しておくべき情報が異なるため、
こちらでイベントのジャンル別に注意点を解説します。
セミナー・講演会企画のポイント
セミナーや講演会のイベント企画のポイントは「集客時期」。
参加者が予定を組みやすい時期を狙って集客を行う必要があります。
集客を開始する時期はイベント開催の1ヵ月半前位が良いでしょう。
告知方法はターゲット層に合わせ適した手段を選択する必要があるため、
目的の設定とターゲットの選定も余裕をもって行うことが重要です。
また、セミナー・講演会では講師や講演者の手配が必要なケースも多く、
イベントの規模によっては会場や必要な音響機材が異なるため、早めの企画立案がおすすめです。
展示会イベント企画のポイント
参加者の多くが足を止めるような「インパクトのあるブース」がポイントと言えます。
展示会イベントの目的は、
・取引企業の獲得 ・自社製品の認知度アップ ・見込み客へのアピール
です。
・ノベルティグッズを利用した呼び込み
・参加者の目に留まる商品の出展
など、できる工夫をし高い集客率を目指しましょう。
コンセプトとターゲットを明確にすることも重要です。
インパクトがあっても、統一性がなかったりターゲット層に合わないと集客効果は見込めません。
ターゲットの興味を引くブース制作を手掛けるため、コンセプトは明確にしておきましょう。
スポーツイベント企画のポイント
スポーツイベントは観戦型と参加型があり、参加型では多くの企業が参加しやすい点が魅力です。
しかし、スポーツイベントには他のジャンルにない注意点が存在しますので注意しましょう。
司会者や会場の手配、競技内容の選定、そして「天候」と「医療関係者の手配」です。
屋外施設の場合、天候に左右されるため、悪天候だった場合の対応策も検討しておきましょう。
怪我や事故など万が一に備え、医療関係者の手配も必要です。
また、開始時刻や終了時刻の遅延は企業イメージ低下につながりかねないため、
当日のスケジュール管理の徹底も注意点の1つと言えるでしょう。
販促イベント企画のポイント
販促イベントで注意すべきポイントは、「目的とターゲット層の明確化」です。
目的を踏まえた上でターゲットを設定することで、効果的なアプローチが期待できるでしょう。
目的が販売促進なのか、認知度向上なのか、体験型サービスの提供によるアピールなのかを定め、
ターゲットについてもできるだけ具体的な設定することがおすすめです。
商品サンプルの配布やサービスの体験、物産展での試食会など、
目的に沿ったイベント企画を行うことが、販促イベントの成功のコツと言えます。
音楽イベント・コンサート企画のポイント
ミニライブからフェスまで、幅広い規模で開催される音楽イベント。
注意点として、「音響・照明、映像などの設備」を準備しなければいけない点が挙げられます。
大規模なイベントになればなるほど、会場の設営に多くの人員を要するでしょう。
チケット販売や当日の受付など、準備・運営にかかるコストも大きいです。
当日はスムーズな入場と進行が求められるため、ノウハウが必要な難しいイベントと言えます。
また、有名歌手を呼びたい場合や国内最大級の会場を利用したい場合など、
実績豊富なイベント企画会社への依頼が必要と考えられるでしょう。
イベント企画依頼の失敗例
イベント企画を初めて依頼する場合、失敗を不安に思う方も多いでしょう。
ここからはイベント企画依頼の失敗例をもとに注意すべき点をご紹介します。
1. 予算をオーバーしてしまった
イベント企画を依頼した際の失敗例として、コスト面が挙げられます。
イベント企画会社では、独自の料金プランを打ち出しているケースも多いものです。
中には、当初の見積もりでは希望するサービスが含まれていなく、
オプション費用が膨らみ、結果的に予算をオーバーしてしまった、ということもあるようです。
イベント企画会社に依頼する場合の主な費用は、会場費・人件費・企画費・制作費です。
他にもイベントの種類によって機材費が発生するため、想定以上の予算が必要なこともあります。
格安でサービスを提供しているイベント企画会社に依頼する場合でも、
発生する費用の内訳を事前に把握し、
・希望するサービスが見積もりに含まれているのか
・予算内でカバーしてもらえるのか
を確認しておくことが大切です。
特に予算が限られている場合、複数社から見積もりを取り整合性を見極めるようにしましょう。
＜予算オーバーの失敗を防ぐために＞
イベント企画会社から提供された見積もりは細かい点まで確認しましょう。
イベント企画にはさまざまな種類の費用が発生します。
・内容が分からない項目があった場合は契約前に質問する
・見積もりに詳細が記載されていない場合は何か含まれ何が含まれないのか確認する
と良いですね。
相見積もりを取ることで、依頼したいイベントの相場がどの程度なのか把握することもできます。
2. 依頼するタイミングの遅れ
依頼するタイミングが遅れてしまい、希望する時期に開催ができないといった失敗もあります。
特に大規模会場を利用したい企業の場合、
依頼が遅れると希望する会場が手配できない可能性が考えられるため、
イベント開催時期が確定した時点で早めに依頼することをおすすめします。
イベント企画を依頼するタイミングは、最低でも半年前が目安。
大規模会場を手配したい場合や、専門性を要するイベントの場合は、
目安にとらわれずできるだけ早めに依頼を行いましょう。
相談する場合は一社限定で相談をするのではなく、できるだけ多くの意見を聞きたいもの。
アイミツCLOUDなら同時に複数社へのご相談が可能です。
ぜひ活用してみてください！
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！