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資料作成を外部に依頼する際のメリット・デメリット
資料作成を自社で行うか、外部に依頼するか悩むケースは多いでしょう。
コスト・効果のバランスを考えて躊躇われる方もいらっしゃるかもしれません。
効果の出る資料作成のために、最適な選択をしたいものですので、
自社対応・外部依頼両方のメリット・デメリットを見てみましょう。
資料作成を自社対応する場合と外部に依頼する場合の違い
「資料作成」を外部に依頼する・自社で依頼する場合の大きな違いは以下の部分です。
- コスト
- クオリティ
- スピード
上記を踏まえ具体的にメリットデメリットを見てみましょう。
資料作成を自社対応した場合のメリット・デメリット
| メリット | デメリット |
| ・費用を発生させずに資料を作成できる ・自社にノウハウが蓄積される ・社内連携や共有が取れやすく業務がスムーズ | ・社内の人手不足や担当者の負担の増加 ・人的コストが発生する ・ノウハウ不足・不慣れな場合効果が出ないことがある |
資料作成を自社対応した場合のメリット
・費用を発生させずに資料を作成できる
当然ながら資料作成を自社で行えば、外部に依頼するコストがかかりません。
確かに外注費用が不要になりますので、慣れた人材がいる・土台にできる資料がある場合などは
コスト削減のために自社で行うメリットはあると思われます。
・自社にノウハウが蓄積される
また、自社で資料作成を行っていくことで人材を育成したりノウハウを蓄積することが可能です。
毎年行う株主総会や企業説明会、事業報告資料の作成などは社内にノウハウが蓄積されていれば
自社対応がスムーズになっていきます。
・社内連携や共有が取れやすく業務がスムーズ
企業や商品をしっかりと理解した社員同士なので情報の整理をスムーズに行えます。
例えば急に資料の一部を差し替えたい、一部ミスを直したい場合なども
社内であれば即座に対応が可能です。
スピードが求められる場面で且つ社内で対応できる範囲のものであれば、
社内連携の取れる自社対応に強みがあります。
資料作成を自社対応した場合のデメリット
・社内の人手不足や担当者の負担の増加
資料を自社で作成する場合は、担当者が必要になります。
膨大な資料になると、1人では賄えず、部署全体で対応するケースなどもあるでしょう。
人員の少ない企業では、資料作成に人員を割くことで、
その資料を使って行う説明会や商談・イベントなどの準備が後手に回ることになり、
時間が足りない、人手が足りない…と逼迫してしまうことも懸念されます。
重要な場面であればあるほど、失敗の原因は除きたいものですので、
外部に一部を依頼して最終チェックを社内で行う、など効率的な作成をしたいものです。
また、同時期に別の資料作成や手続きが重なるような経理財務・人事部門などでは、
繁忙期には担当者が複数件を兼務することも多く、負担が著しくなってしまうケースもあります。
ミスの原因にもなりかねませんし、本人の負担にもなってしまうので、
このように事前に業務が逼迫するとわかっている場合も、
外部に一部業務を依頼することも視野に入れておくと良いでしょう。
・人材確保の費用が発生する
「コストを最重視する場合は資料作成を自社で行なった方が良い」
そう思われる方も多いでしょう。
しかし、実際には作成される人材に対して人件費がかかるものですし、
その効果が思うようにでなければ大きなロスになります。
更に仮に作成に対応する方が不慣れであればそのコストは嵩んでしまうのが現実ですので、
必ずしも「自社対応」＝「コスト削減」につながるわけではありません。
更に「社内リソースを割けない…」と新たに人材を採用するケースでは、
人材以外に採用費用も大きくかかってきます。
資料作成は直接の利益を生み出す業務ではありませんし、人材確保の費用負担は大きいでしょう。
・ノウハウ不足のため上手くいかない
自社対応の場合、資料作成のノウハウが不足し、効果的な資料を作れないケースもあります。
例えば、Excelデータの整理が必要な場合など、操作に長けていないと時間的なロスを招く上、
上手くデータが反映されないこともあるでしょう。
ある程度のリテラシーやノウハウがあったとしても、他社の資料と作り比べてみたことはないので
よりハイレベルな資料を作りたい、企業や商品のイメージに合う資料を作りたい
ターゲットに合わせた資料を作りたい、となってくると外部に委託した方が安心です。
プロであれば、同業他社の資料や過去実績などと照らしてどんな資料が効果的なのかを
判断してクオリティの高いものを作ってくれるでしょう。
資料作成会社に依頼した場合のメリット・デメリット
| メリット | デメリット |
| ・人手不足を解消できる ・クオリティが高い資料作りが実現できる ・コスト削減につながる ・自社で人材育成する手間が省ける ・客観的な視点からのアドバイスを得られる | ・コストがかかる ・自社の人材育成につながらない ・急ぎの対応が難しいことがある |
資料作成会社に依頼した場合のメリット
・人手不足を解消できる
資料作成を外部に依頼する大きなメリットは人材不足の解消ではないでしょうか。
資料作りは想像以上に時間と労力が必要です。
例えば営業担当が自分でプレゼン資料を作る、人事部門内で企業説明会用の資料も作る
となるとその準備に忙しく、本来業務である営業・採用活動が滞ってしまいかねません。
それでは本末転倒ですので、資料作りを外部に依頼し、自社の人材は本来業務に充てるたい場合
資料作成会社の活用はおすすめです。
- クオリティが高い資料作りが実現できる
資料のクオリティはやはりプロに依頼すると高まると言えるでしょう。
例えば
企画書に適したフォント・行間、文字量
プレゼンに最適なデザイン・効果的な図や画像の挿入
など、場面場面で何が見やすく何が見にくいのかは異なってきますが、
プロであれば社内に蓄積したノウハウや過去データから最適なものを選択して作成してくれます。
また、デジタルデータのみで使用するのか、紙媒体でも使用するのか、
ターゲットは誰なのか、マルチ展開をする資料なのかにもよって異なる「最適さ」を
判断して作成してくれる点も、外部に依頼するメリットと言えるでしょう。
・コスト削減につながる
意外かもしれませんが、外部に依頼した方が低コストで済む可能性があります。
自社作成でかかる人材費用と費用対効果を考えたときに、
外部に依頼してしまった方が費用のロスがないことはあるのです。
・自社で人材育成する手間が省ける
資料作成会社に外注すれば自社で人材育成する手間を省けます。
簡単な資料であれば誰でも作成が可能かもしれませんが、
資料によっては専門分野の知識やノウハウ、デザイン力などが求められるものもあるでしょう。
即戦力となる人材を育てるのは大企業でも簡単なことではありませんし、
最初から完璧なものが出来上がるとは期待できない部分もあります。
資料作成会社に依頼すれば育成の手間を省いてクオリティの高い資料を手にできるでしょう。
・客観的な視点からのアドバイスを得られる
資料作成会社に依頼すると、今までとは違う視点からのアドバイスをもらうことができます。
例えば、プレゼン資料では自社では当たり前になってしまっていて気がつかなかった特徴や長所、
隠れた広報素材などを見つけることも可能です。
資料の流れやプレゼンのストーリ作りなども過去実績・同業他社実績を元に、
具体的なアドバイスをしてもらえることもあるかもしれません。
また、こうしてできた資料を元に自社内の人材育成や次回以降の資料の土台にすることもでき、
今以上に効果を高めたい・改革が必要と思う場合などもプロに依頼してみるメリットがあります。
資料作成会社に依頼した場合のデメリット
・コストがかかる
これまでにも述べてきたことですがコストはかかりますのでどうしても費用を抑えたい場合は
デメリットと言えるでしょう。
重視する部分が何かによって自社内で対応するか依頼するかを考えるようにしましょう。
・自社の人材育成につながらない
外部へ依頼すれば、経験豊富なスタッフに頼ることができます。
制作物や依頼時の打ち合わせなどから学ぶこともできるので、
効果的に活用すれば実際には人材育成も可能なのですが、
依頼することありきの姿勢であったり任せっきりの場合は、
自社の人材を育成することは難しいでしょう。
一時的な依頼であって、どこかで内製化を目指したい、自社内のクオリティを高めたい場合は、
人材育成についても同時に考え、計画的に取り組む必要があります。
・急ぎの対応が難しいことがある
スピードが求められる場合ではどの部分でスピードが求められるのかを精査して、
外部依頼が可能かどうかを考えなければなりません。
例えば日々変動するデータなどをもとに作成をする・元の資料に変更を加える必要がある場合は
社内で対応した方がどうしてもスピードが速いこともあります。
一方で、データ入力・集計やデザインテンプレの作成などにスピードが求められる場合は
プロに任せた方が早くなることもあります。
いかがでしたでしょうか？
自社・資料作成会社への依頼、どちらにもメリット・デメリットがあります。
事前にそれぞれのメリット・デメリットをよく検討し、
自社・資料作成会社どちらで対応した方が早いかを見極めるようにしましょう。