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勤怠管理システムをする導入する際の成功のコツ
現在、テレワークや時差出勤などの変則的な働き方が推進されていることもあり
勤怠管理システムの導入失敗例も増えてきています。だからこそ、自社の状況を適切に把握し
適切な情報を集めて勤怠管理システムを選ぶことが大切です。続いては、その適切な情報の
1つとして勤怠管理システムの導入失敗例を見ていきましょう。
勤怠管理システムの失敗例
勤怠管理システムの導入に失敗する背景には、様々な原因があります。ここでは原因ごとに
勤怠管理システムの導入失敗例と失敗しないためのポイントを見ていきましょう。
＜本番に即した試用をしなかった＞
どんなに魅力的なシステムでも、実際の勤務でうまく使いこなせなければ意味はありません。
トライアルの段階で本番を見据えていなかったため、導入後すぐシステムの利用を
止めてしまう企業は意外と多いです。こちらの失敗例の場合、事前のシステム試用のやり方に
問題があります。
忙しい時期でも活用できるのか、実際勤務の中で取り入れられるシステムなのか
「本番」を意識してトライアルを試すのが良いでしょう。
またクラウド型（ネット上で情報を管理するタイプ）の場合は特に、勤怠の締め日を意識して
トライアルを開始するのもポイント。締め日前後はシステムのサーバーが混み合うため
より実際の状況に即した形を再現することができます。
＜会社の規模や実態と合わないシステムを導入した＞
会社の規模や実態とシステムの特徴が合わず、うまく活用できないまま導入を
取りやめてしまったという失敗例もあります。
システムの想定していた規模より利用人数が多かった、勤務形態と合わない記録方法しか
備わっていなかったなどがその例です。
こちらの失敗例の場合、導入したい規模と実態を明確にしていないことが問題です。
どの部署に、どのくらいの規模感で、どういった業務をしている部門に導入したいのか
事前に細かく洗い出しておきましょう。
また必要に応じて、システムをカスタマイズできるかどうかも確認してみてください。
＜他のシステムと連携ができなかった＞
今の勤怠管理システムは、需要が高まっていることもあり様々なオプション機能を備えています。
その中でも魅力的なのが、他システムとの連携。しかしこの連携がうまくできず
かえって使いにくくなったため導入を断念した…という失敗例も上がっています。
この失敗例の主な原因は、勤怠管理システム側のオプションをじゅうぶんに理解していなかった
ことと、事前にシステム連携ができるかを確認していないことでしょう。
こちらは事前の準備をしつつ、メーカーの力を借りることで避けられる失敗です。
予め連携したいシステムをピックアップしつつ、勤怠管理システムのメーカーと詳細を
打ち合わせしておきましょう。現在会社で使っているシステムを伝えて、勤怠管理システムと
連携可能かを確認しても良いかもしれません。
勤怠管理システム導入を成功させるポイント
勤怠管理システムの導入失敗例について見ていきましたが、これらは事前の適切な準備で
回避できるものがほとんどです。そこで、上記の失敗例を踏まえて勤怠管理システムの導入を
成功させるためのポイントについてまとめていきます！
勤怠管理システムの種類
まずは、最初に軽くお話しした勤怠管理システムの種類について改めて整理しましょう。
勤怠管理システムは、大きく次の3種類に分けられます。
＜レコーダーと集計システムの併用型＞
タイムレコーダーなどで時間を記録し集計システムで集計をするタイプの勤怠管理システムです。
3種類のシステムの中で最も導入は簡単ですが、記録されたデータの確認作業が必要になるため
業務の効率化にはあまり向いていません。
＜自社管理のオンプレ型＞
オンプレ型では、情報の記録と管理を全て自社のシステムで行います。
サーバとソフトウェアを一括でそろえる必要があるため初期費用はかかるものの時間の記録や
集計などを自動で行えることが多いため、併用タイプより業務効率が上がる点は特徴的です。
＜ネット上で管理するクラウド型＞
クラウド型では、ネット上で情報を記録、管理します。オンプレ型と比べて初期費用を
抑えられますが、導入後月額や年額料金のかかることが多いです。
いっぽうで、ネット環境さえあればどこでも情報を記録できたり、メーカー側が法改正などに
合わせてアップデートを行ってくれたりと、運用の手間を省ける点はメリットでしょう。
勤怠管理システムの選び方
それでは、勤怠管理システムの選び方を簡単にご紹介します。
主に次の3つのポイントに注目して、勤怠管理システムを選んでみてください。
＜導入したい範囲と、その勤務形態を確認する＞
まずは、勤怠管理システムを導入したい部門や部署、その規模感を把握しましょう。
そこで働く人たちの勤務形態も確認し、どのタイプの、どのくらいの規模の勤怠管理システムが
合っているかを押さえておくことが大切です。
この導入範囲や規模感を整理しないまま導入してしまうと、かえって業務が非効率になったり
従業員のストレスになったりといったデメリットが生まれてしまいます。
勤怠管理システムは「何となく」導入するにはリスクの高いシステムだということを
しっかり理解しておきましょう。
＜連携したいシステムは事前にチェックする＞
スマートフォンなどのデバイスや給与計算システム、ITシステムなど連携したいシステムは
事前にきちんと確認しましょう。前に挙げた「勤怠管理システムを導入したい範囲や勤務形態」
から、連携したいシステムを逆算していきます。
連携した感覚はトライアルで確認できますが、事前にメーカーさん側に連携システムの有無と
内容を確認しておくとスムーズです。また、うまく連携できなかった時のためにサポート体制も
合わせてチェックするのがおすすめです。
＜トライアルは時期を見極める＞
情報を集めて事前の準備をしっかり行ったら、トライアルを活用しましょう。
その際に大切なのはトライアルを活用する時期。それぞれサーバの混み具合や繁忙期を考慮して
決めてみてください。
加えてトライアル期間後、利用者からフィードバックを得ることも大切です。
システムの使いやすさやストレスの有無、連携システムの使い勝手などを確認し
「その勤怠管理システムを導入することで会社にメリットがあるか」を見極めましょう。
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