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給与計算システムを導入する際のメリット・デメリット
本記事では給与計算システムの導入をお考えの方に向けて給与計算システムの導入の
メリット・デメリットに加え、導入企業の成功事例や導入時の注意点について
詳しく解説していきます。ぜひ給与計算システム選びの参考にしてください。
自社対応するメリット・デメリット
まだ導入を検討中で、自社で計算をしているという方はいらっしゃるかと思います。
ここでは自社対応する際によく利用される、エクセルで計算をする方法のメリット
デメリットのについてご紹介していいます。
| メリット | デメリット |
| 1. 給与計算はエクセルがあれば無料でできる 2. 手書きよりも時間と手間を省ける 3. 勤怠管理シートと連携しやすい 4. 操作しやすい | 1. 給与計算業務の集中によるバックオフィス業務への負担 2. 煩雑な計算が多く人的ミスが発生しやすい 3. 法改正対応の負担が大きい 4. 組織拡大により給与計算業務の負荷がさらに高まる 5. 給与明細などの書類印刷・配布の負担 |
自社対応するメリット
自社対応、エクセルを使って給与計算を行うメリットを4つご紹介します。
- 給与計算はエクセルがあれば無料でできる
給与計算用のエクセルシートは、ネット検索すれば無償配布されているものが
たくさん見つかります。
エクセルソフトは有料ですが、MicrosoftOfficeがプリインストールされているパソコンなら
新たなコストをかけずに給与計算用シートを使うことができます。
一般的な給与計算用システムは有償のものが多いので、導入コストを丸々カットできるのは大きなメリットです。
- 手書きよりも時間と手間を省ける
給与計算は決して複雑なものではありませんが、項目数が多くかつ一人ひとりの状況に応じて
計算しなければならないため、手書きで行うとかなりの時間と手間がかかります。
また、手動の計算はヒューマンエラーが起こりやすく、賃金が適切に支払われなかったり
逆に多く支給しすぎたりするミスを犯す可能性があります。
エクセルなら、正しく設定すれば、あとはコンピュータが正確かつスピーディに
計算してくれるので、経理業務を効率化できます。
- 勤怠管理シートと連携しやすい
手書きで給与計算する場合、別に作成・保管している勤怠管理表と
照らし合わせながら作業をしなければならないため、効率が悪くなってしまいます。
勤怠管理表とセットになっているエクセルシートを選べば、勤怠管理シートと給与計算シートを
簡単に連携できるので、2つの資料を照らし合わて作業する手間を省けます。
- 操作しやすい
エクセルはさまざまな業務に活用できる万能ソフトで、株式会社わかるとできる
全体の7割にも及んでいます。
使い方をマスターしようとすると、それなりの知識やスキルが必要ですが、給与計算程度なら
エクセル初心者でも簡単に使いこなすことが可能です。
普段から使い慣れているエクセルなら、シートを見ただけで直感的に操作できるため
導入したその日からスムーズに作業できます。
自社対応のデメリット
人手で行う給与計算業務は、さまざまな課題を抱えており
なかなか業務の効率化ができない問題があります。
具体的にどのような課題があるかを整理しましたのでご確認ください。
- 給与計算業務の集中によるバックオフィス業務への負担
給与計算業務は、毎月締切日から支払日までの短期間に集中します。
各部署から上がってくる勤怠データを集計し、Excelなどの管理シートを使って給与を計算して
支給額を振り込むためのデータを作成しなければなりません。
業務負荷を分散できないため、担当者には大きな負荷がかかります。
- 煩雑な計算が多く人的ミスが発生しやすい
給与計算は繁雑であり、人の手を介するとどうしてもミスをしやすい点も問題です。
その月の勤務時間と時間外労働・休日深夜労働、有給休暇の取得状況や
遅刻・早退・欠勤など、給与計算に必要となる項目は多くあります。
会社によっては、シフト制や営業成績のインセンティブなどを給与に
反映する必要もあるでしょう。支給項目だけでなく、社会保険料や税金関連などの
控除項目の計算も必要です。
- 法改正対応の負担が大きい
Excelの関数やマクロなどで計算を自動化することで、ある程度は法改正の対応可能です。
しかし、数式などを修正する場面ではじゅうぶんに注意を払っていても
人的ミスが発生する可能性があります。
間違いのないよう、計算式の修正確認やダブルチェックなどの負担がかかります。
- 組織拡大により給与計算業務の負荷がさらに高まる
組織拡大により従業員数も増えると、給与計算業務の負荷はさらに大きくなります。
組織が大きくなるにつれて、正社員だけでなくパートやアルバイトなど雇用形態の
バリエーションが増えると、給与計算方法も変わるため管理も大変です。
- 給与明細などの書類印刷・配布の負担
給与明細を紙で運用していると、明細を印刷して配布する手間もかかります。
テレワークや育児休暇などで出社しない従業員には、給与明細を郵送するコストも必要です。
このように、給与計算業務を手作業で進めると、給与計算業務に携わる経理部門に
大きな負担がかかる傾向があります。経理部門には他にもさまざまな業務がありますが
給与計算業務をシステム化しないままだと負担は増すばかりです。
給与計算業務の課題を解消するための施策のひとつが、給与計算システムの導入です。
給与計算システムを導入する際のメリット・メデリット
自社対応するのにも、多くのデメリットがあることが分かったかと思います。
つづいて、外部ツールを導入する場合のメリット・デメリットを見てみましょう。
| メリット | デメリット |
| 1. 給与計算を効率化 2. 法改正に対応 3. 属人化の解消 4. コスト削減 5. 社内リソースを見直せる 6. 各種システムと連携できる 7. マルチデバイス対応 8. セキュリティの強化 | 1. 完全には自動化できない 2. コストの発生 3. オンプレミス：定期の更新が必要 4. クラウド：カスタマイズが難しい |
毎月の給与計算は非常に手間のかかる作業です。
給与計算以外にも、賞与、社会保険料や税金、年末調整などさまざまあります。
給与計算に関する作業はミスが許されないため、従業員を多く抱えている会社では
毎月に給与計算に多くの時間を割いていることでしょう。
給与計算システムはそうした給与計算の課題を解決するためのツールです。
給与計算システムには給与計算機能、給与明細発行、web振り込み機能のほか
法改正対応、マルチデバイス対応、外部連携などさまざまな機能が搭載されています。
導入後は経理業務効率は飛躍的に向上すること請け合いですが
具体的にどのようなメリットがあるのか、8つに分けて紹介していきます。
給与計算システムを導入する際のメリット
- 給与計算を効率化
給与計算システムを導入すると、第一に給与計算業務の効率化を図れます。
給与計算システムには給与計算機能があり、毎月の給与計算業務をほぼ自動化できます。
給与・賞与計算以外に社会保険更新、年末調整、給与明細書発行などの機能もあるため
給与計算に関わる業務をトータルで効率化できるでしょう。
また、正社員や派遣社員、パート・アルバイトなど多様な雇用形態、一般社員と残業代の扱いが
異なる管理職といった役職などに対応している製品も多くあります。
複雑な雇用形態、役職別の給与計算業務を負担に感じている方には特におすすめです。
- 法改正に対応
給与計算システムは法改正にも対応しています。
クラウド型はベンダー側でアップデートを行っており、税制改正による源泉所得税率の変更や
健康保険・厚生年金の保険料率の変更などにも自動対応しています。
頻繁に行われる法改正をチェックするのは大変な作業で、対応が漏れた場合には
計算ミスが発生するため、法改正に対応している給与計算システムは重宝します。
また、リアルタイムで法改正に対応できるようになればコンプライアンスの徹底に役立つでしょう。
- 属人化の解消
給与計算業務は経理の専門知識が必要ですが、給与計算システムを導入すれば
計算をほぼ自動化できるため業務の属人化を解消でき、標準化が可能です。
かつ給与計算作業を効率化できれば社内リソースを他の業務に充てられるため
全体として生産性の向上を目指せるでしょう。
システム導入は入力ミスの予防にも効果を発揮します。
計算業務を自動化することにより給与明細や帳票出力をテンプレ化できるため
人的ミスを解消できるという点も大きなメリットを生み出します。
また、属人化の解消を達成することによって社内にノウハウの蓄積もできます。
- コスト削減
給与計算システムの導入はコスト削減にも一役買います。
タイムカードの集計から給与計算まで手作業で行っている場合は毎月の計算業務だけでも
膨大な量になります。担当者が何日もかけて集計を行う光景も珍しくありません。
しかし、給与計算システムを導入すれば勤怠情報と紐づけて労働時間も自動計算されるため
面倒な集計作業から解放されます。業務効率化によるコスト削減、
またタイムカードや給与明細の廃止などペーパーレスの推進も実現できるでしょう。
- 社内リソースを見直せる
給与計算システムを導入すると社内リソースの見直しにも役立ちます。
給与計算システムを使えば給与計算にかかる作業の大半は自動化できるため
これまで計算作業に費やしていた時間は他の業務に充てられます。
複雑な法制度への知見が必要な業務を除けば、担当者のリソースを見直すことが
可能になるため、余剰人員を重要なコア業務へ配置転換できるでしょう。
- 各種システムと連携できる
給与計算システムは各種システムと連携できる点もメリットです。
給与計算システムを提供しているベンダーではシリーズ製品として勤怠管理システムや
人事管理システムなどもリリースしており、同時に利用することでバックオフィス業務を
トータルで効率化できます。また既存のシステムと連携できるシステムもあります。
勤怠管理システムや人事管理システムと連携できれば、タイムカードのデータや
交通費などの経費データを自動で紐づけられるため、給与を含めた経費精算の負担を
大幅に軽減できるでしょう。
- マルチデバイス対応
クラウド型の給与計算システムはマルチデバイス対応ですので、インターネット環境があれば
どこでも利用可能です。スマホやタブレットからもアクセス可能で、外出先からも
作業ができます。スキマ時間を活用して各種申請ができるのは大変便利です。
端末を選ばないためテレワークにも対応でき、多様な働き方を目指す企業にはおすすめです。
- セキュリティの強化
給与計算システムを導入すればセキュリティの強化にも役立ちます。
クラウドシステムはインターネット上のサーバーにデータを保存するためセキュリティ面を危惧する方も多いかもしれませんが、多くのベンダーは十分なセキュリティ対策を行っています。外部攻撃に対して幾重もの防御をしているものは、情報漏洩のリスクは低いです。
また、クラウド上のサーバにデータを保存することでバックアップ対策にもなります。紛失リスクのある紙で保管をするよりも安全です。
給与計算システムを導入する際のデメリット
給与計算システムには多くのメリットがあることがお分かりいただけたと思います。
しかし、給与計算システムの導入にはデメリットもあるため相性を考えて導入することが
大切です。給与計算システム導入に伴うデメリットは、どのようなことがあるのでしょうか？
4つに分けて解説していきます。
- 完全には自動化できない
給与計算システムを導入しても、業務を完全自動化するのは困難です。
給与計算システムには給与計算作業に関わる機能が豊富に搭載されており
計算から明細発行、振り込みに至るまで多くの部分を自動化できます。
しかし、必ずしも自社仕様にカスタマイズできるものばかりではありません。
利用中にイレギュラーな対応を要することもあります。
また、システムに不具合がでることもあり、そのときに少なくとも担当者は必要です。
特に法制度への知見がある、経費精算のノウハウを持っている社員は必要になります。
- コストの発生
給与計算システムに限らず、新しいシステムの導入には必ずコストが発生します。
給与計算システムの導入形態には大きく分けてオンプレミス型とクラウド型がありますが
オンプレミスでは初期費用、クラウドでは月額料金が発生します。
初期費用が高額でもランニングコストを抑えるにはオンプレミス
初期費用を抑えたい場合にはクラウドがベストです。
いずれにしても全く費用をかけないで給与計算システムを導入することは不可能です。
また、従業員の多い会社が従量課金制のシステムを導入するなど
自社に合わないシステムを導入してしまうと、費用対効果がマイナスになってしまう
可能性もあるのでその点も注意が必要でしょう。
- オンプレミス：定期の更新が必要
オンプレミス型の給与計算システムを導入した場合、システムは自社構築することになるので
自社仕様にカスタマイズが可能です。しかし、法改正への対応やバックアップのために
定期的なアップデートが必要で、その作業は全て自前で行わなければなりません。
また、保守・運用についても全て自社対応になるので、社内にリソースがないと導入は困難です。費用面に併せてシステム運用の対応力を必要とするため、導入ハードルが高い点はデメリットと言えるでしょう。
- クラウド：カスタマイズが難しい
クラウド型の給与計算システムを導入した場合、クラウド型はベンダー側がシステムを
提供するため、オンプレミスと比べてカスタマイズが難しい点があげられます。
完全自社仕様のシステムをご希望の方には不向きです。
また、保守・運用についてもベンダーにお任せとなりますが、サポート体制が脆弱な場合は
期待通りのサポートを受けられない可能性もあります。
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