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オンライン秘書について
このページでは「オンライン秘書」についてご案内いたします。
オンライン秘書とは
基本的には「秘書」のオンライン版と考えると良いかと思うのですが、
通常の秘書を雇う時と同様、会社での業務を円滑に・効率よく回すために、
バックオフィス全般の様々な作業をリモートでこなしてくれる秘書を雇うようなイメージです。
・自社で秘書を雇うことが難しい
・各部署へそれぞれの業務を依頼するのでは人材不足になってしまう
・自社の人材をノンコア業務ではなくコア業務に割り当てたい
・求める能力が特殊で採用が難しい
などの場合に活用できる便利なサービスです。
基本的にはオンラインで活躍してくれるので、
業務をオンライン上で依頼し、オンライン上で対応・報告してくれます。
オンライン秘書の基礎知識
1. オンライン秘書の業務範囲
オンライン秘書の業務範囲は多岐に渡ります。
主な業務を見てみましょう。
下記の画像はアイミツCLOUD画面上の、オンライン秘書の業務種類の絞り込み項目です。
画像の通り、一般的な秘書がこなす業務とノンコア業務・特定分野の業務と多岐に渡ります。
・一般的な秘書業務
秘書として、業務に必要なサポートを行ってくれます。
・スケジュールの調整管理
・交通手段やレストラン
・宿泊先等の予約代行
・リサーチ、マーケティング
・メール、電話応対
・議事録、資料作成
など
・事務・総務・経理・ノンコア業務等のサポート
事務・総務・経理などで対応しきれない業務、外部へ依頼したい業務を依頼することが可能です。
・事務方の作業全般(各種資料制作)
・経理作業(給与計算・振込・支払い・請求書、領収証の発行など)
・データ入力、データ整備
・備品購入・発注作業
など
・社外サポーター的な特定分野の業務
・翻訳・通訳
・文字起こし
・Webサイト運用・Web広告運用
・採用業務(求人対応)
など
なぜ幅広い業務に対応できるのか
上記の業務内容を見てみるとかなり広範囲に渡ることが分かるかと思います。
とても社内で秘書を1人採用しても任せられないですが、なぜオンライン秘書サービスでは
対応が可能になるのでしょうか。
その理由は
・オンライン秘書は複数人体制で依頼主をサポートするチーム制であることが多い
・社内で対応できない業務を外部企業へ依頼するためのパイプを持っていることも多い
・オンライン秘書としてオンライン秘書会社に登録している方のスキルの幅が広い
などです。
そのため、まるで有能な秘書を複数人雇っているかのように自社に合わせた様々なことを
依頼することができるでしょう。