☝️
給与計算システムを発注する際の成功のコツ
給与計算システムを選びで失敗しないためのポイント！
給与計算システムは導入すると非常に便利なものですが、導入してから「こんなはずじゃ……」と
違和感のあるのは避けたいところ。自社にマッチしている給与計算システムを選ぶためには
どのようなポイントに注意するべきなのでしょうか。
まず注意しておきたいポイントとしてあげられるのが、必ず使いやすさを確認するということ。
各サービスは無料トライアルや無料デモなどを提供しているため、操作性をきちんと
チェックしてから導入するようにしましょう。このタイミングで使い心地や機能を
確かめておかないと、後々「他の給与計算システムにしておけばよかった……」と悩む羽目に
なるかもしれません。
また、クラウド版が主流であるからこそセキュリティ面も重要です。
インターネットを通じてシステムを利用するため、情報漏洩のリスクがないとは言えません。
安全なデータセンターで管理されているのか、プライバシーマークは取得しているか
細かなアクセス権限設定やログ管理も行えるかなどを忘れずに確認しましょう。
給与計算システムの選び方
ここからは、給与計算システムの選び方をお伝えします。
実際に製品選びをする際には次の4つの点に気をつけてください。
１．自社にあったものかどうか
給与計算システムを選ぶ際は、自社にあったものを選ぶことが肝心です。
給与計算システムの導入を検討する際は、自社の給与形態や従業員の雇用形態などに
沿ったものかどうかを必ず確認するようにしましょう。
また自社が抱える課題（規模の拡大・さまざまな働き方への対応など）を解決できるかなども
検討が必要です。自社に合うものを選ぶには、自社が抱える課題を明らかにすることが必要です。
課題が明確になるほどどのような機能が必要か見えてきます。
必要な機能が分かればどの製品を選ぶべきかも自ずから絞られます。
最適なものを選べれば定着もスムーズです。自社に合うかどうかは導入前のトライアルで
チェックできるので、ぜひ積極的に機会を利用してください。
２．費用対効果が良いかどうか
給与計算システムを選ぶ際には費用対効果を考えるのも重要です。
給与計算システムはクラウド型、オンプレミス型、インストール型があります。
費用対効果という点では、クラウド型は初期費用はリーズナブルですが
ランニングコストはかかります。特に大規模利用の場合は割高になる恐れがあります。
オンプレミス型は初期費用が高額のため小規模利用には不向きです。
インストール型はリーズナブルですがカスタマイズ性に乏しく、バックアップやサポート体制が
薄いこともあります。また、中には無料の給与計算システムもあります。
給与計算システムを選ぶ際、安かろう悪かろうになると本末転倒なので、額面だけで
判断するのでなく費用対効果やランニングコストについて十分な検討が必要です。
３．外部システムと連携できるか
給与計算システムを選ぶ際は、外部システムとの連携も要確認です。
給与計算は勤怠管理や雇用形態、経費精算とも密接な関係があります。
勤怠管理システムや人事システム、経費精算システムなどさまざまなシステムとの
連携をすることで、より効率的に給与計算できるようになります。
どのような外部システムとの連携は製品によって異なるため、既に導入しているシステムが
ある場合は、既存システムと連携できる製品を選ぶことをおすすめします。
４．セキュリティ面で安心できるか
給与計算システムの選定の際はセキュリティ面も重要なチェックポイントです。
給与計算システムは給与明細の情報など、誰でもアクセスできるため大変便利ですが
それだけリスクにも晒されています。
給与関連の情報は従業員の個人情報、会社の機密情報が含まれることから
万が一、情報漏洩があった場合の損害は甚大です。
現在リリースされている給与計算システムの大半は高度なセキュリティ対策が施されており
情報が洩れるリスクは低いですが、ベンダーごと対応に差があるのも事実です。
そのため、給与計算システム選定の際は、各社どのようなセキュリティ対策を
とっているかよく調べることをおすすめします。
導入形態の違い
導入形態も選ぶことができます。給与計算システムの導入形態は大きく分けて
パッケージとクラウドの2つ。
パッケージ型とクラウド型にはそれぞれメリット・デメリットがあるため
製品選びの際はそれぞれの特徴をよくとらえて最適の導入形態を選ぶことが肝心です。
ここからは、パッケージ型・クラウド型それぞれの特徴を確認していきましょう。
パッケージ（オンプレミス）型
パッケージ型の給与計算システムは、自社サーバー上にシステムを構築するタイプの製品で
中～大規模の企業に適しています。
どのようなメリット・デメリットがあるのか1つずつ確認しましょう。
＜メリット＞
パッケージ型のメリットは、すでにパッケージとなっている製品であっても
カスタマイズが可能なため、自社仕様の給与計算システムが導入できる点にあります。
自社仕様にカスタマイズすることで煩雑な計算業務にも対応できるため
業務効率化を進められるでしょう。また、人的ミスを防ぎ、正確かつスピーディーな
計算・管理にもつながるはずです。
＜デメリット＞
パッケージ型のデメリットは、システムを自社サーバー上に構築することから
設備投資など導入コストがかかる点にあります。サーバーをベンダー側から提供してもらい
クラウド上で利用する場合は初期費用がリーズナブルですが、自社構築の場合は
数十万円～数百万円の費用がかかってしまうでしょう。
クラウド型
クラウド型の給与計算システムは、インターネット上の外部サーバーに情報を保存し
ブラウザやアプリケーションからログインして利用するタイプの製品です。
サーバーはベンダー側が提供するため、パッケージ型のように自社サーバーを
用意する必要はありません。
＜メリット＞
クラウド型のメリットは、わざわざサーバーなどのインフラ周辺を整備する必要もないことから
導入費用が非常にリーズナブルな点にあります。定期的なアップデートもベンダー側が行うため
法改正があった場合も自社側で対応する必要はありません。
保守・運用についてもサービス提供側が行うので、自社にリソースがなくても利用可能です。
＜デメリット＞
クラウド型のデメリットは、基本的には月額・年額課金制のため、運用コストがかかる点です。
契約期間中は毎月・毎年費用が発生し、長期利用になればトータルコストがパッケージ型よりも
高額になる恐れもあるため、注意しなければなりません。
また、クラウド型は運用面でベンダーに依存するため、ベンダー側の都合によりサービスが利用できなくなる可能性もあります。
いかがでしたでしょうか。「自社にあった会社が見つからない」
「会社選びに時間が割けない」「まずは相談をしてみたい」
そんな時はお気軽に「アイミツCLOUD」までお問い合わせください。
あなたの要望にあった会社を無料で迅速にご紹介いたします。